Un télésecrétariat juridique pour les professionnels du droit et de la justice
Vous êtes à la recherche d’un bon télésecrétariat juridique ? Vous êtes sur la bonne page ! Que vous soyez avocat, notaire, huissier de justice, mandataire ou administrateur judiciaire, l’accueil téléphonique de vos clients et de vos correspondants se doit d’être irréprochable. C’est une question de sérieux : c’est l’image et l’organisation de votre cabinet juridique, de votre office ou de votre étude qui sont en jeu. Le traitement des appels téléphoniques entrants des professionnels, c’est notre spécialité depuis près de 40 ans, longévité qui repose sur la qualité de nos services et nos tarifs compétitifs. Entreprise française fondée en 1986, A3COM s’engage à vous fournir le meilleur du télésecrétariat adapté aux besoins spécifiques des métiers du droit et du juridique.
- Décrocher rapidement, 24h/24 7j/7
- Répondre en votre nom
- Pratiquer une écoute active et attentive de vos correspondants
- Collecter et vous transmettre les éléments les plus importants
- Fournir les informations pouvant être communiquées à vos correspondants
- Assurer la gestion de votre agenda
- Filtrer les appels importants et sensibles des appels parasites
- Gérer vos appels conformément à vos consignes et instructions
Le juridique, un univers professionnel exigeant en matière de secrétariat téléphonique
Le secrétariat téléphonique juridique est un poste central au niveau de l’activité de ceux que l’on appelle les « auxiliaires de justice », avocats, notaires, commissaires de justice (nom donné aux huissiers de justice et aux commissaires-priseurs judiciaires depuis le 1er juillet 2022) et autres
professions libérales réglementées dont la mission est de participer au fonctionnement quotidien du service public de la justice. Le ou la secrétaire juridique est un précieux soutien administratif pour ces professionnels du droit et un relais essentiel avec leur environnement, qui inclut leurs différents correspondants téléphoniques. Ces derniers peuvent avoir des profils variés en fonction de la nature des affaires traitées : clients particuliers ou sociétés, confrères, tribunaux, greffiers, experts judiciaires, administrations, conciliateurs, représentants de juridictions, services de police, structures pénitentiaires, débiteurs ou créanciers, professionnels de l’immobilier ou de la protection judiciaire, etc.
Les missions des auxiliaires de justice sont sensibles et impliquent des enjeux stratégiques. L’avocat a un rôle de conseil juridique et de défense des droits de la personne physique ou morale qu’il représente. Le notaire est chargé de la rédaction, de l’authentification et de la conservation d’actes juridiques. Le commissaire de justice ou huissier procède à l’exécution des décisions de justice et des titres exécutoires, ainsi qu’aux ventes judiciaires. Tous les trois exercent une profession réglementée et sont assermentés, ce qui signifie qu’ils sont soumis à des règles et qu’ils ont formulé un engagement solennel devant une autorité.
Qu’elles aient ou non le statut d’officier public et ministériel, les professions juridiques ont en commun un besoin fondamental : un accueil téléphonique irréprochable et un haut niveau de qualité dans le traitement de leurs appels entrants. Le sérieux de leur fonction doit se refléter dès le stade du décroché et tout au long de la communication téléphonique, quel que soit l’interlocuteur à l’autre bout du fil. Les prestations de télésecrétariat juridique fournies par A3COM répondent parfaitement à ce cahier des charges
Des télésecrétaires formés pour répondre aux exigences des métiers du juridique
A3COM met à la disposition des professionnels du droit un service de télésecrétariat performant pour assurer efficacement le standard téléphonique externalisé des avocats et leur permanence téléphonique juridique. Tous nos opérateurs sont des experts de la relation par téléphone, communication interpersonnelle qui a ses subtilités. Recrutés tant pour leur savoir-faire que pour leur savoir-être, nos télésecrétaires sont quotidiennement encadrés, régulièrement évalués et continuellement formés pour vous garantir en continu une prestation de qualité.
Être télésecrétaire juridique, c’est une position particulière puisqu’il s’agit de gérer à distance le secrétariat d’un avocat libéral, d’un notaire assermenté ou de tout autre spécialiste, tout en s’intégrant à une équipe et en participant au fonctionnement d’une organisation œuvrant dans le domaine du droit ou de la justice. C’est plus qu’un métier : c’est tout un art !
Depuis près de 40 ans, nous assurons avec succès le télésecrétariat et l’assistanat des professions juridiques, mission qui exige d’incontournables compétences professionnelles et de nombreuses qualités humaines :
- Une bonne expression orale : nos télésecrétaires se distinguent par la qualité de leur oralité, point qui inclut différents aspects, de la diplomatie à l’élocution. Ils savent utiliser les termes et les formulations adaptés, y compris le vocabulaire spécifique à l’univers du droit et du juridique.
- Une bonne expression écrite : l’écriture fait partie du quotidien de nos télésecrétaires, amenés à rédiger quotidiennement différents types d’écrits, du message à transmettre à un client avocat, à la réponse de celui-ci à son client plaignant.
- Le sens de l’écoute : nos télésecrétaires savent écouter, qualité indispensable pour recevoir et assimiler les informations, pour comprendre et traiter les demandes, pour identifier et hiérarchiser les priorités.
- De grandes capacités d’adaptation : nos télésecrétaires assurent tout aussi bien l’accueil téléphonique d’un avocat libéral que celui d’un cabinet de juristes ou celui d’une étude d’officiers de justice. Ils s’adaptent à votre activité et à votre organisation, ainsi qu’aux profils et aux sollicitations de vos correspondants.
- Un sens développé du service : tous nos opérateurs téléphoniques ont un sens
particulièrement développé du service. Ils mobilisent l’ensemble de leurs compétences pour satisfaire à la foi les exigences légitimes de nos clients et les diverses attentes des appelants. - La maitrise des outils informatiques et bureautiques : nos télésecrétaires évoluent dans le monde des nouvelles technologies et de l’informatique. Ils maitrisent les logiciels bureautiques, ainsi que les outils de messagerie qui leur permettent de dialoguer à distance et en temps réel avec l’avocat, le notaire ou l’huissier dont ils assurent le télésecrétariat juridique.
- De la réactivité et de la proactivité : nos télésecrétaires font preuve de réactivité, capacité à s’adapter à une situation et à apporter une solution rapide à une problématique. Ils savent également se montrer proactifs puisqu’ils sont capables d’anticiper et de prendre des initiatives, ce tout en veillant à respecter scrupuleusement vos consignes et instructions relatives selon les règles élémentaires de confidentialité.
Un télésecrétariat juridique sur mesure et des prestations au meilleur tarif
A3COM s’engage à vous fournir une prestation de télésecrétariat juridique sur mesure et un service de secrétariat téléphonique au meilleur tarif. En effet, que vous soyez avocat, notaire, commissaire de justice ou juriste, nous nous adaptons à vos besoins et vous proposons une offre modulable en fonction de votre profil, de votre budget et des particularités de votre activité juridique :
- Un accueil téléphonique entièrement personnalisé : aux jours et aux horaires de votre choix et ce, jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Vous pouvez faire appel à nos services régulièrement ou ponctuellement, tous les jours ou seulement quelques heures, la semaine ou le week-end, la journée ou en soirée, en relais de votre standard téléphonique ou en cas de débordement des appels, etc.
- Un télésecrétariat juridique assuré pour un à plusieurs professionnels du droit : du télésecrétariat de l’avocat exerçant en indépendant à celui de la structure spécialisée intégrant plusieurs associés et collaborateurs.
- Un traitement de vos appels téléphoniques en français et/ou en anglais : pour les professions juridiques, les spécialistes du droit et les acteurs de la justice en relation avec des correspondants étrangers.
- La gestion de vos rendez-vous : dans le cadre de la prise en charge de vos appels entrants, nos télésecrétaires juridiques peuvent assurer la gestion de vos rendez-vous avec vos clients, données partagées via des outils collaboratifs et un agenda synchronisé. Nous pouvons également mettre en ligne un site de prise de rendez-vous en ligne dédié.
- Le développement de fonctionnalités : par notre service technique et sur simple demande, ce afin d’encore mieux répondre à vos besoins spécifiques en matière de traitement des appels entrants et de télésecrétariat juridique.
- Des options supplémentaires : disponibles pour améliorer la qualité de l’accueil téléphonique de vos correspondants et optimiser l’organisation de votre office, de votre étude ou de votre cabinet (serveur vocal interactif ; boite vocale ; répondeur ou prédécroché personnalisé ; confirmation et rappel de rendez-vous par SMS, etc.).
Pourquoi choisir A3COM pour assurer votre télésecrétariat juridique ?
Il existe pléthore d’intervenants sur le marché du télésecrétariat juridique, prestataires plus ou moins fiables proposant des prestations plus ou moins qualitatives. Il convient de ne pas se tromper ! Pourquoi privilégier A3COM pour assurer l’accueil téléphonique de votre cabinet juridique ou de votre bureau d’auxiliaire de justice ?
- Pour la qualité de nos prestations de télésecrétariat : depuis notre création en 1986, nous nous engageons à fournir aux entreprises et aux professionnels un service d’excellence, engagement tenu et respecté qui explique notre pérennité et notre longévité sur le marché français du télésecrétariat.
- Pour notre expérience du télésecrétariat juridique : depuis près de 40 ans, nous comptons parmi nos plus fidèles clients de nombreux spécialistes du droit et de la loi, avocats, notaires, huissiers et cabinets juridiques de Paris et de toute la France qui nous attribuent toute leur confiance
- Pour le professionnalisme de nos télésecrétaires : experts du traitement des appels entrants, nos opérateurs sont compétents et qualifiés pour répondre efficacement en votre nom, pour véhiculer tout le soin et le sérieux apportés à la gestion de vos dossiers.
- Pour la pertinence et la transparence de nos tarifs : nous proposons des prestations de télésecrétariat juridique au juste prix, celui du rapport optimal entre la qualité fournie et le tarif appliqué, clairement stipulé sur votre proposition commerciale et vos factures, variable en fonction des options sélectionnées et du volume d’appels à traiter. Une solution externalisée qui se révèle souvent bien moins coûteuse que l’embauche en interne.
- Pour la praticité de nos services : une prestation clé en main, qui inclut les solutions logicielles indispensables au fonctionnement du service de télésecrétariat juridique. Or cas complexe, il peut être activé en moins de 24 heures ; ensuite, il est opérationnel d’un simple transfert de ligne.
- Pour notre accompagnement commercial et notre soutien technique : nous sommes joignables 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Nos conseillers sont à votre disposition pour toute question et le suivi de votre dossier. Nos techniciens sont là pour faciliter l’utilisation de vos services et en cas de besoin, de la configuration au dépannage.
En déléguant votre télésecrétariat juridique à A3COM, vous pouvez vous consacrer sereinement à votre cœur de métier et à vos dossiers, que vous soyez avocat, notaire, huissier ou tout autre professionnel du droit public ou privé.