Gestion des instructions et des consignes

Le service de permanence téléphonique de notre télésecrétariat vous donne l'assurance que les personnes qui cherchent à vous joindre obtiendront toujours une réponse.

Mais pour que nos télésecrétaires professionnel(le)s puissent répondre en votre nom, comme si elles / ils étaient au service exclusif de votre cabinet médical ou juridique ou de votre entreprise PME / TPE , nous vous proposons de lui laisser des instructions et des consignes.

Instructions et consignes pour personnaliser votre accueil téléphonique

Pour leur permettre de tenir le bon discours au bon interlocuteur, il vous suffit d'indiquer comment vous souhaitez que nous répondions à vos clients, vos prospects, vos partenaires, aux administrations, aux démarcheurs commerciaux, etc.

Vous pouvez également décider que vos mercredis après-midis, vos vendredis soirs ou vos samedis matins sont des périodes que vous souhaitez consacrer à des tâches précises, et qu'il est donc préférable de ne pas prendre de rendez-vous sauf :

  • en cas d'urgence absolue 
  • pour une personne précise ou une catégorie de personnes
  • pour les rencontres en lien avec un ou des dossiers bien précis.

L'expérience accumulée par nos télésecrétaires dans le secteur médical et paramédical, qui ne manquent pas de situations d'urgence, réelles ou supposées, leur permet d'évaluer rapidement l'importance et la réalité de l'urgence d'une requête, et d'appliquer le protocole décidé avec vous pour des situations précises.

La meilleure réaction au bon moment

Lorsque vous choisissez de faire appel aux services de permanence téléphonique et de gestion d'agenda d'A3COM, vous pouvez ainsi lister les différentes situations et les réactions que doivent alors avoir nos télésecrétaires.

Message d'accueil au décroché, adresses mail ou physiques qu'il est possible de communiquer, réponses-types aux questions fréquemment posées, modalités de prise de rendez-vous, moyen de vous contacter directement, situations nécessitant l'envoi d'une notification ou d'un SMS : tout est personnalisable selon vos besoins et vos attentes.

Consignes mises à jour en temps réel

Lorsqu'un appel qui vous est destiné aboutit à notre service de télésecrétariat, les informations relatives à votre activité, vos instructions et vos consignes sont affichées automatiquement ou sur demande sur l’écran de nos secrétaires en cours de conversation et aux moments les plus opportuns.  

Nous mettons tout en œuvre pour qu’aucune consigne de gestion n’échappe à la vigilance de nos opérateurs, quel que soit la demande de l’appelant.

Vous avez ainsi  l'assurance de  toujours proposer un accueil téléphonique identique et de qualité.

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