Le secrétariat téléphonique juridique : précieux assistanat des métiers du droit
Le secrétariat téléphonique juridique est un relais essentiel entre les professionnels du droit et leur environnement. Ce poste est d’autant plus stratégique que le secrétariat téléphonique d’un cabinet d’avocats ou d’une étude notariale se positionne comme l’interlocuteur privilégié des clients potentiels ou existants, contacts déterminants quant au choix d’une collaboration ou dans le traitement des dossiers. Mais la mission d’une secrétaire juridique va au-delà de la gestion des appels téléphoniques entrants et des relations avec les correspondants. C’est un véritable assistanat pour les avocats, notaires, huissiers et autres auxiliaires de justice, aide indispensable pour leur permettre de se consacrer en priorité à leur cœur de métier. Il est donc important de bien choisir la personne ou le prestataire à qui l’on confie cette responsabilité. Quelles sont les qualités et les compétences exigées pour exercer ce métier ? Faut-il opter pour l’embauche d’une assistante juridique chargée de l’accueil téléphonique ou pour la délégation à un télésecrétariat juridique externalisé ? Nos conseils pour bien choisir son secrétariat téléphonique juridique.
Les principales missions d’un secrétariat téléphonique juridique
La secrétaire juridique, ou assistante juridique, est amenée à exercer différentes missions au sein d’un cabinet d’avocats, d’un office notarial, de l’étude d’un huissier ou de tout autre bureau de professionnels du droit et de la justice. On peut classer ces fonctions en trois principales catégories :
- Assurer le standard téléphonique et le traitement des appels entrants : soit, à ce titre, représenter officiellement et au téléphone un ou plusieurs auxiliaires de justice et officiers publics ministériels. Le secrétariat téléphonique doit véhiculer tout le sérieux de ces professions juridiques réglementées et assermentées. C’est une question d’image et de crédibilité. Ça passe par un accueil téléphonique professionnel et le respect de critères portant tant sur la forme (la manière de répondre au téléphone) que sur le fond (la qualité de la réponse ou de la solution apportée à l’appelant).
- Gérer les rendez-vous et les agendas d’un ou des collaborateurs de la structure juridique : qu’ils s’agissent d’avocats ou de notaires, d’associés ou de salariés. Car l’exercice d’une profession juridique implique de rencontrer différents intervenants, qu’ils soient clients, confrères ou représentants d’instances judiciaires. Ces rendez-vous sont fondamentaux dans le traitement des affaires et l’évolution des dossiers. La bonne gestion de son agenda et de ses rendez-vous par son secrétariat téléphonique juridique est un pilier en matière d’organisation pour un avocat ou tout autre professionnel du droit.
- La prise en charge de tâches administratives : rédaction et mise en page de documents juridiques, tri et envoi de mails, recherche d’informations (jurisprudence, lois, réglementations), classement et archivage, aide dans la constitution de dossiers, la préparation de plaidoiries, de contrats ou de conclusions, etc. Ces tâches sont chronophages, mais incontournables et indispensables au fonctionnement de l’activité. Leur délégation à un secrétariat dédié permet aux professions juridiques de se libérer du temps et d’accroitre leur efficacité, pour mieux se consacrer à leurs priorités et à la défense des intérêts de leurs clients
Pour choisir un secrétariat téléphonique juridique capable de répondre aux besoins opérationnels d’un ou de plusieurs professionnels du droit, il convient d’identifier préalablement et précisément les tâches et les responsabilités que l’on souhaite lui confier.
Des qualités exigées pour assurer l’accueil téléphonique et l’assistanat juridique
Le secrétariat téléphonique juridique est un métier à part entière, qui exige du professionnalisme, un savoir-être autant qu’un savoir-faire. Pour assurer l’accueil téléphonique et l’assistanat d’un professionnel du droit ou de la justice, la secrétaire doit justifier à la fois de compétences techniques, d’une culture juridique et de qualités personnelles :
- Qualités relationnelles : pour pouvoir communiquer et échanger régulièrement avec différents correspondants et intervenants sur les dossiers, pour pouvoir travailler efficacement en binôme avec un avocat libéral indépendant ou en équipe au sein d’une structure juridique.
- Bonne expression orale : une secrétaire téléphonique juridique doit savoir s’exprimer clairement, en français voire en anglais ; d’une part pour se faire bien comprendre, d’autre part pour véhiculer une bonne image du cabinet ou de l’auxiliaire de justice qu’elle représente.
- Sens de l’écoute : pour bien saisir les demandes de ses interlocuteurs afin de les traiter correctement, celles de ses correspondants téléphoniques comme celles de son autorité hiérarchique.
- Connaissances juridiques : être à l’aise dans un environnement juridique, en connaitre le fonctionnement et les procédures, l’organisation et le vocabulaire technique : droit privé ou public, cour d’appel ou de cassation, tribunal administratif ou d’instance, acte, contrat, assignation, pourvoi, conciliation, comparution, médiation, etc.
- Capacités d’adaptation : à différents publics et à différentes situations, ce compte tenu de la diversité des affaires et des dossiers confiés aux avocats, notaires, huissiers, juristes, etc.
- Compétences rédactionnelles : parce que l’écriture tient une place essentielle dans le domaine du télésecrétariat de l’avocat, qu’il s’agisse de la rédaction d’actes officiels ou de la restitution de messages.
- Aisance informatique : maitrise des outils informatiques, de logiciels bureautiques ou d’applications métier, utilisés au quotidien par une secrétaire juridique.
- Discrétion obligée : parce que les informations qui transitent par un secrétariat téléphonique juridique sont sensibles et confidentielles, sachant que les avocats, notaires et huissiers sont tenus au respect du secret professionnel.
On peut ajouter à cette liste le sens de l’organisation et des priorités, la gestion du temps et du stress, autres qualités indispensables lorsque l’on assure l’accueil téléphonique et le secrétariat d’une profession juridique.
Quelles solutions pour le secrétariat téléphonique des professions juridiques ?
Trois options s’offrent aux professionnels du droit et aux auxiliaires de justice en matière de secrétariat téléphonique juridique :
- Une secrétaire juridique et hôtesse téléphonique intégrée : soit l’embauche d’un assistanat juridique en interne, option qui implique des investissements financiers, des obligations administratives et patronales : recrutement, déclarations, gestion RH, droit et durée du travail, salaires et charges, formation, congés payés, mise à disposition d’un bureau, achat de matériel informatique, installations techniques, d’un standard téléphonique, etc.
- Un secrétariat téléphonique juridique externalisé : option de plus en plus prisée par les professions juridiques puisqu’elle permet de contourner les problématiques et de pallier les contraintes de l’embauche d’un secrétariat intégré. La délégation de l’accueil téléphonique et de l’assistanat juridique aux télésecrétaires d’un centre d’appel est une solution particulièrement appréciée pour son coût et sa flexibilité.
- Une complémentarité entre les deux options : des télésecrétaires externalisés prennent le relais du standard téléphonique et du secrétariat intégrés afin d’assurer la continuité de l’assistanat des professions juridiques dans certaines situations : débordement des appels et lignes occupées, congés, RTT ou arrêt maladie, absence temporaire du bureau, pause déjeuner, avant et après les horaires d’ouverture du cabinet, etc.
Les avantages de l’externalisation du secrétariat téléphonique juridique
Si le secrétariat téléphonique juridique externalisé connait un tel succès, c’est parce qu’il représente un indéniable intérêt pour les professionnels du droit, quels que soient leur profil et leur lieu d’exercice : avocat libéral indépendant débutant en province, gros cabinet d’avocats sur Paris ou Bobigny, juriste à Strasbourg ou à Rouen, notaire ou office notarial partout en France, étude d’un huissier ou commissaire de justice à Bordeaux ou à Lyon, etc.
On peut citer trois principaux arguments qui incitent au choix de l’externalisation de l’accueil téléphonique et d’un secrétariat téléphonique juridique :
- La maitrise des coûts et du « tout inclus » : un service qui inclut l’ensemble des ressources humaines et des moyens techniques mobilisés pour assurer une prestation à distance, formule souvent bien plus économique que le salariat et sans mauvaise surprise financière.
- La souplesse et la flexibilité : en optant pour un centre d’appel spécialisé dans le secrétariat téléphonique juridique, les avocats et professionnels du droit bénéficient d’une solution souple et de services modulables qui s’adaptent à leurs besoins et à leur budget.
- La continuité de service : même pendant les périodes de congés, d’épidémie ou de pandémie, des télésecrétaires juridiques et opérateurs téléphoniques se relaient pour assurer un service sans interruption, aux jours et aux horaires définis avec chaque client.
A3COM, spécialiste du secrétariat téléphonique juridique
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