Le télésecrétariat, une solution adaptée aux besoins des avocats
Que vous soyez avocat généraliste ou spécialisé en droit public ou privé, que vous exerciez en tant que professionnel libéral indépendant ou en tant qu’associé au sein d’un cabinet d’avocats, le télésecrétariat est une solution qui répond parfaitement à vos besoins opérationnels. Entre prise en charge de vos appels téléphoniques et organisation de vos rendez-vous, des secrétaires externalisés assument des tâches essentielles au bon fonctionnement de votre activité et vous assistent dans la gestion de vos dossiers juridiques. Le télésecrétariat, c’est notre métier depuis près de 40 ans. Société fondée en 1986 et dont le siège est basé en Île-de-France, A3COM est spécialisée dans le traitement des appels téléphoniques entrants et la gestion des agendas des professionnels et des entreprises, y compris celles évoluant dans l’univers du droit et de la justice. Pourquoi opter pour un télésecrétariat juridique lorsqu’on est avocat ? Les bonnes raisons ne manquent pas…
Les appels téléphoniques des avocats traités par des télésecrétaires qualifiés
Faire appel à un télésecrétariat lorsque l’on est avocat, c’est confier le traitement de ses appels téléphoniques entrants à un prestataire et à des professionnels spécialisés dans ce domaine. En effet, les télésecrétaires sont des opérateurs téléphoniques qualifiés et formés pour assurer l’accueil téléphonique des avocats et répondre à leurs différents correspondants, quel que soit leur profil. Car un avocat est en relation avec de nombreux interlocuteurs, qu’il s’agisse de ses clients, particuliers ou sociétés, de ses confrères ou de différentes instances judiciaires.
Profession libérale réglementée et assermentée, l’avocat est un auxiliaire de justice dont le rôle est de défendre les droits et les intérêts de la partie qu’il représente, de conseiller des personnes physiques (individus) ou morales (organisations et sociétés) en matière de réglementation et de légalité. Tout le sérieux de la profession d’un avocat au barreau doit se refléter à tous les niveaux, y compris celui de son secrétariat téléphonique juridique et dès le stade du décroché. C’est une question de crédibilité.
« Cabinet de Maitre Dupont bonjour. Je vous écoute… ». Les télésecrétaires A3COM sont des hommes et des femmes qui savent accueillir, considérer et écouter vos correspondants. Recrutés pour leur savoir-faire et leur savoir-être, expérimentés et encadrés, ils sont aussi à l’aise dans la relation téléphonique qu’avec l’environnement légal et le vocabulaire juridique : droit du travail, droit pénal, droit fiscal, droit commercial, tribunal, procédure, jurisprudence, cour, chambre, arrêt, audience, appel, assignation, conciliation, condamnation, exécution, greffe, procédure, jugement, parquet, cassation, peine…
Nos télésecrétaires filtrent et traitent efficacement vos appels téléphoniques : ils répondent en votre nom et vous représentent avantageusement ; ils assimilent et vous restituent les informations sans déformation ; ils identifient et hiérarchisent les priorités ; le tout dans le respect de vos appelants, de vos instructions et de la plus totale confidentialité. Ce dernier point est d’autant plus important que l’avocat est strictement tenu au secret professionnel. Les messages vous sont transmis en temps réel et vous pouvez réagir rapidement en cas d’urgence. Votre accueil téléphonique est assuré par des opérateurs compétents, vous n’êtes pas dérangé et vous pouvez vous consacrer à votre cœur de métier : celui d’avocat.
Les agendas des avocats gérés par des secrétaires externalisés et spécialisés
Faire appel à un télésecrétariat lorsque l’on est avocat, c’est aussi confier la gestion de son agenda et l’organisation de son planning de rendez-vous à un secrétariat juridique externalisé et spécialisé. Car entre audiences et plaidoiries, réception de clients et de demandeurs, rédaction d’actes et de conclusions, l’agenda d’un avocat est chargé, qu’il exerce à Paris ou en province, qu’il plaide en France ou à l’étranger. C’est d’autant plus compliqué lorsqu’il travaille seul et sans collaborateurs. Son télésecrétariat se positionne alors comme un précieux et indispensable assistanat, même si la collaboration se fait à distance, situation à laquelle nos solutions techniques pallient en intégralité.
En effet, nos prestations de télésecrétariat fournies aux avocats s’entendent « clé en main », c’est-à-dire qu’elles intègrent la fourniture d’outils de messagerie et collaboratifs pratiques et faciles à utiliser, dont un agenda partagé, interactif et personnalisé. Que vous soyez avocat à Toulouse, Bordeaux ou Strasbourg, en audience à Rouen, Caen ou Quimper, en week-end en Tunisie ou en vacances dans un autre pays, vous êtes en relation permanente avec votre télésecrétariat et vous avez accès à tout moment à vos messages et à vos rendez-vous.
Nos techniciens assurent l’installation et la configuration de ces logiciels sur votre ou vos terminaux informatiques connectés (PC, Mac, smartphone, tablette), ainsi que la formation du ou des utilisateurs. Et vous avez la possibilité de choisir les options et de définir les fonctionnalités qui conviennent le mieux à votre organisation :
- Gestion des rendez-vous sur votre agenda ou sur plusieurs agendas partagés, ceux de vos avocats associés ou collaborateurs de votre cabinet.
- L’identification des rendez-vous prioritaires et la régulation des urgences.
- La personnalisation des instructions en fonction de la nature et de l’horaire du rendez-vous.
- La synchronisation avec le calendrier natif de votre téléphone mobile.
- La confirmation et le rappel de rendez-vous par SMS et/ou par mail.
- La notification des prises de rendez-vous, des annulations ou des reports, etc.
Le télésecrétariat, une solution très avantageuse pour les avocats
Opter pour un télésecrétariat, c’est un choix gagnant pour un avocat indépendant ou un cabinet d’avocats. En effet, cette solution externalisée offre de multiples avantages, tant en termes de praticité que sur le plan financier :
Le télésecrétariat, plus de souplesse et de flexibilité pour un avocat
Le principal intérêt d’un standard téléphonique externalisé pour avocats, c’est l’indéniable souplesse de la formule. En effet, en faisant appel à un prestataire comme A3COM, les avocats font le choix de recourir à un prestataire spécialisé capable de leur fournir rapidement un service d’accueil téléphonique de qualité et personnalisé.
Nos services de télésecrétariat, activés en moins de 24 heures, sont opérationnels par un simple transfert de ligne en saisissant le code opérateur sur le clavier du téléphone. Il n’y a pas à s’embêter avec des contraintes matérielles ou à perdre de temps avec la gestion du personnel. Même en période de congé ou de pandémie, la permanence téléphonique juridique est assurée sans interruption, aux jours et aux horaires définis, ponctuellement ou quotidiennement, quelques heures par semaine ou tous les jours du mois
Le télésecrétariat, un budget maitrisé pour le cabinet
L’aspect financier est un autre atout qui contribue au succès du télésecrétariat auprès des avocats. Car entre équipement technique et bureautique, charges salariales et patronales, l’embauche d’une secrétaire juridique en interne pour assurer la gestion des appels téléphoniques et des agendas d’un avocat coûte cher, sans compter d’éventuelles dépenses supplémentaires en cas d’arrêt maladie ou de panne.
Alors qu’en déléguant son secrétariat à A3COM, la prestation s’entend « tout inclus » et « sans engagement », sans mauvaise surprise financière. Qui plus est, la facturation au nombre d’appels téléphoniques traités rémunère un travail effectif, sans déperdition. Le télésecrétariat, c’est moins d’investissements et une meilleure maitrise des dépenses pour un avocat ou un cabinet d’avocats.
A3COM, un télésecrétariat sur mesure pour chaque profil d’avocat
A3COM se positionne comme un spécialiste du télésecrétariat juridique et compte parmi ses plus fidèles clients de nombreux avocats, notaires, huissiers, juristes et auxiliaires de justice particulièrement exigeants au niveau du traitement de leurs appels téléphoniques entrants et de la gestion de leur agenda. On dénombre plus de 70 000 avocats en France, professionnels du droit aux profils variés : avocat généraliste ou spécialisé en droit public, privé, social, pénal, immobilier, des affaires, de la famille ou autre branche du droit ; avocat exerçant seul, ou avocat collaborateur ou salarié au sein d’un petit ou d’un grand cabinet ; jeune avocat qui se lance ou ténor du barreau très sollicité, etc.
Tous les avocats n’ont pas les mêmes moyens et les mêmes besoins en matière d’accueil téléphonique et de télésecrétariat. Pour répondre parfaitement à ceux de votre entreprise, nous vous proposons une offre modulable, pour un service sur mesure adapté aux exigences de votre activité et aux limites de votre budget :
- Une prestation personnalisée : en fonction de vos consignes et de vos instructions, intégrant notamment l’élaboration d’un script individualisé, document de référence à l’usage de nos télésecrétaires formalisant les réponses à apporter à vos correspondants et les actions à mettre en œuvre en fonction de la situation.
- Un accueil téléphonique assuré aux jours et aux horaires souhaités : ponctuellement ou quotidiennement, la journée ou en soirée, la semaine ou le week-end, en relais de votre secrétariat ou en l’absence de votre secrétaire interne, en cas de rendez-vous ou d’indisponibilité, de débordement des appels ou de surcroît d’activité, etc.
- Une permanence téléphonique jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 : pour les avocats ayant besoin d’être joignables sur une large plage horaire, les commis d’office, en cas d’arrestation ou de garde à vue.
- Un traitement des appels téléphoniques en français et/ou en anglais : pour les avocats en relation avec des appelants étrangers et des clients à l’international.