L’importance de l’accueil téléphonique pour un avocat ou cabinet d’avocats
L’accueil téléphonique d’un avocat, qu’il soit généraliste ou spécialisé en droit public ou privé, joue un rôle essentiel au niveau de l’organisation et du fonctionnement de son cabinet. En effet, le bon traitement des appels téléphoniques entrants impacte directement l’activité et l’efficacité des avocats et de leurs collaborateurs. Et la qualité de l’accueil téléphonique des correspondants contribue à véhiculer une image de sérieux qui accrédite ces acteurs de la justice.
Société française fondée en 1986, A3COM est spécialisée dans la gestion à distance des appels téléphoniques et des agendas des entreprises de toute la France, de Paris ou de province. Parmi nos fidèles clients, nous comptons de nombreux avocats et professionnels du droit, professions exigeantes auxquelles nous fournissons des services de télésecrétariat juridique irréprochables à des tarifs compétitifs depuis près de 40 ans. C’est dire à quel point le standard téléphonique externalisé des avocats, ça nous connait ! Voici les trois principales raisons qui expliquent pourquoi il est essentiel pour un avocat libéral indépendant ou un cabinet d’avocats de soigner son accueil téléphonique.
1 – L’accueil téléphonique d’un avocat : un pilier de sa relation client
La première raison pour laquelle un avocat ou un cabinet d’avocats se doit de garantir à ses correspondants un accueil téléphonique de qualité, c’est tout simplement parce que parmi eux, il y a des clients, clients potentiels à capter ou clients existants à fidéliser. Car, même si un avocat est un professionnel du droit, de la loi, de la réglementation et de la jurisprudence, il n’échappe pas aux contraintes de l’aspect commercial de son activité et aux impératifs de rentabilité. Il faut donc réduire au maximum le nombre de sonneries et les temps d’attente pour ne pas perdre d’appels téléphoniques, au risque de perdre des clients et des affaires.
De surcroît, les appels téléphoniques passés par des personnes physiques ou morales à un avocat concernent généralement des sujets sensibles. Ces correspondants ont besoin d’être écoutés, considérés et rassurés. C’est le rôle tacitement dévolu à une standardiste, une secrétaire ou une assistante juridique dès lors qu’elle décroche le téléphone au nom d’un avocat ou d’un cabinet
d’avocats.
Mais le téléphone n’est pas seulement un lien entre l’avocat et son client. C’est aussi le principal vecteur de communication entre l’avocat et son environnement d’une manière générale, en l’occurrence les différents interlocuteurs avec lesquels il est en relation pour mener à bien ses missions : ses confrères, les magistrats, les greffiers, les juges d’instruction, les procureurs et tous les représentants d’instances judiciaires, policières, pénitentiaires ou administratives. Ces échanges téléphoniques sont cruciaux dans l’avancée des procédures, dans le traitement des dossiers juridiques en cours et l’évolution des affaires jugées. Client ou non, quel que soit le profil de l’appelant, l’avocat a l’obligation de décrocher rapidement et de répondre efficacement aux sollicitations téléphoniques de ses correspondants. À défaut, il pénalise son activité, voire la met en danger.
2 – L’accueil téléphonique d’un avocat : une question de crédibilité
La deuxième raison pour laquelle un avocat se doit de fournir à ses correspondants un accueil téléphonique exemplaire, c’est sa crédibilité en tant qu’auxiliaire de justice et du fait du sérieux de ses missions. En effet, le métier d’avocat est une profession libérale réglementée et assermentée soumise à des règles déontologiques. C’est un professionnel du droit et de la justice dont le rôle est de conseiller, d’assister et de défendre des particuliers, des entreprises ou des collectivités. Il représente son client auprès de tribunaux, de cours ou d’instances administratives. Il intervient aux différents stades d’une procédure, d’une négociation, d’une médiation ou dans le règlement d’un litige. Il peut être avocat généraliste, avocat d’affaires, avocat pénaliste (crimes, délits, contraventions…) ou spécialiste des affaires civiles (divorces, successions…). Dans tous les cas, son travail, c’est du sérieux, car les intérêts de ses clients sont en jeu ! En soignant son accueil téléphonique, l’avocat ou le cabinet d’avocat soigne son image et sa réputation.
Ce sérieux, il doit être perceptible à tous les niveaux de l’activité de l’avocat, y compris dans la manière dont ses appels téléphoniques entrants et les sollicitations de ses correspondants sont gérés. Et la première impression faite par téléphone est déterminante. Un avocat que l’on n’arrive pas à joindre, auquel on ne peut même pas laisser de message ou dont le secrétariat téléphonique juridique se révèle désagréable ou incapable de répondre à la moindre question, ça ne fait pas crédible et ça ne met pas en confiance. On dénombre près de 70 000 avocats en France et la concurrence est rude. Un bon accueil téléphonique et une bonne image peuvent faire toute la différence lorsqu’il s’agit de choisir celui ou celle à qui l’on va confier son dossier ou son affaire. Sans compter que la consultation et l’intervention d’un avocat coûtent un certain prix, voire un prix certain. Certes, les honoraires des avocats sont variables, mais ils peuvent vite se chiffrer en milliers d’euros. À ce prix-là, un client et requérant est en droit d’exiger un minimum de considération, de disponibilité et de professionnalisme à l’autre bout du fil.
3 – L’accueil téléphonique d’un avocat : un indispensable assistanat
Si un avocat ou cabinet d’avocats se doit d’être vigilant sur le choix de la ou des personnes auxquelles il confie son accueil téléphonique, c’est parce que c’est une grande responsabilité et un poste stratégique. En effet, assurer l’accueil téléphonique d’un avocat, ce n’est pas uniquement décrocher son téléphone, prendre ses appels et ses messages : c’est le représenter auprès de sa clientèle et de ses correspondants ; c’est jouer un rôle central d’intermédiaire avec son environnement ; c’est l’assister dans la gestion de ses affaires ; c’est former un binôme professionnel tourné vers l’efficacité et s’intégrer à une équipe en fonction des effectifs du cabinet. C’est un métier qui exige un savoir-faire doublé d’un savoir-être.
Dans toute entreprise, le traitement des appels téléphoniques entrants se révèle chronophage, mais nécessaire. C’est un poste à part entière difficilement compatible avec les tâches et le planning d’un avocat, partagé entre ses rendez-vous et ses plaidoiries devant les tribunaux, l’étude de ses dossiers, de la jurisprudence ou des codes de lois, la rédaction de conclusions ou d’actes juridiques. Déléguer son accueil téléphonique lui permet de gagner du temps et de ne plus en perdre. Il peut ainsi se consacrer en priorité à son cœur de métier et à son objectif principal en tant qu’avocat : conseiller ses clients et défendre leurs intérêts.
A3COM, spécialiste du télésecrétariat des avocats
Assurer efficacement le télésecrétariat des avocats, c’est notre métier et notre spécialité depuis 1986, année de création de la société A3COM. Depuis près de 40 ans, nous fournissons aux professionnels les plus exigeants (professions juridiques, médicales, industrie, artisanat, sécurité, maintenance…) des services de secrétariat à distance et de permanence téléphonique d’excellence au juste prix, parfaitement adaptés au cahier des charges individuel des différentes entreprises qui nous sollicitent.
Nous répondons aux besoins opérationnels et nous adaptons aux contraintes budgétaires de tous les profils d’avocats, qu’ils soient en début d’activité ou ténors du barreau confirmés, qu’ils exercent seuls ou en cabinet, à Paris, Bobigny, Lyon, Marseille, Bordeaux ou partout en province :
- Des interventions sur mesure : ponctuellement ou quotidiennement, la semaine ou le week-end, en journée ou en soirée, en cas d’absence de votre standardiste ou de surcroît d’activité, etc.
- Des télésecrétaires expérimentés et familiarisés avec l’univers et le vocabulaire juridiques.
- Un accueil téléphonique personnalisé et actif d’un simple transfert de ligne.
- Le strict respect de vos consignes et de vos instructions.
- Un décroché rapide sans perte d’appels et la réception de vos messages en temps réel.
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- Des services qui incluent la fourniture d’outils synchronisés et d’applications sécurisées.
- La garantie d’un accueil téléphonique assuré aux jours et aux horaires définis.
- Une permanence téléphonique juridique jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 pour les urgences.
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