Les avantages d’un standard externalisé pour un avocat

De plus en plus de cabinets d’avocats adoptent aujourd’hui un standard téléphonique externalisé. Cette solution présente en effet de multiples avantages, tant sur le plan organisationnel que financier.

De bonnes raisons pour adopter un standard externalisé pour un avocat

La journée d’un avocat est toujours bien remplie, voire trop chargée parfois. Avec les rendez-vous au cabinet, les réunions de travail, les préparations de dossier et les audiences au tribunal, l’avocat n’est pas toujours disponible pour répondre au téléphone, et a peu de temps à consacrer à la gestion de son agenda. Par ailleurs, gérer l’accueil téléphonique est une perte de temps pour un avocat. Bien qu’il s’agisse d’un aspect essentiel de la relation-client, ce n’est pas son cœur de métier. Chaque appel vient en plus l’interrompre dans la réalisation de ses travaux. Ce qui nuit inévitablement à sa productivité.

Pour toutes ces raisons, l’assistance d’un secrétaire est vivement recommandée pour optimiser l’organisation au sein des cabinets d’avocats. En la matière, la technologie permet aujourd’hui de mettre en place un standard externalisé. Ainsi, au lieu d’embaucher à proprement parler une secrétaire, il s’agit de confier la tâche à un prestataire spécialisé. Celui-ci se charge donc de réceptionner les appels au nom de l’avocat ou du cabinet, et de gérer les appels conformément aux directives. Ce type de prestation offre l’avantage d’être flexible, et ainsi de s’adapter aux besoins du cabinet. Il est possible d’établir une permanence téléphonique 24h/24 et 7j/7 ou simplement pour quelques heures par jour. Grâce à un standard externalisé, l’avocat demeure joignable à tout moment.

Les avantages d'un standard externalisé pour un avocat

Le standard externalisé est une solution intéressante même pour les cabinets d’avocats qui emploient déjà une secrétaire. Il permet de continuer à gérer de manière efficace les travaux de secrétariat du quotidien en cas d’absence du responsable, que ce soit pour cause d’arrêt maladie ou lors de ses congés. Cette formule permet par ailleurs de couvrir une plage horaire plus large, au-delà des 35 heures hebdomadaires. Elle est aussi recommandée pour faire face aux surcharges de travail passagères.

Enfin, l’externalisation du standard téléphonique est financièrement avantageuse. Elle permet d’alléger les charges en ressources humaines. En effet, le montant à payer dépend uniquement du volume de travail effectué. Il n’existe pas de charges sociales à régler, ni de formalités administratives à remplir, sans oublier les économies réalisées sur les investissements en surface immobilière et en équipements. Il n’y a plus besoin d’acheter du mobilier de bureau ou du matériel informatique, etc.

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