L’accueil téléphonique dans l’immobilier : la solution de l’externalisation

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Quand on travaille dans l’immobilier, il est important de soigner son accueil téléphonique et le traitement de ses appels entrants. Car dans l’univers de la transaction immobilière, un appel loupé, c’est une potentielle affaire manquée, et donc de l’argent perdu. De surcroît, la concurrence est rude. La qualité de l’accueil téléphonique peut faire toute la différence et l’image que l’on renvoie au bout du fil peut faire pencher la balance. C’est pour cette raison que de plus en plus de professionnels de l’immobilier choisissent de déléguer leur accueil téléphonique à des sociétés spécialisées.

Accueil téléphonique et métiers de l’immobilier

Le secteur de l’immobilier inclut différentes professions qui sont toutes concernées par l’accueil téléphonique : agent immobilier, mandataire immobilier, syndic de copropriété, administrateur de biens, expert immobilier, promoteur immobilier, diagnostiqueur immobilier, conseil en immobilier d’entreprise, aménageur foncier, gestionnaire locatif, spécialiste du viager, mandataire en fonds de commerce, marchand de biens, chasseur d’appartement, etc. Le téléphone est incontournable dans le cadre de l’exercice de ces métiers.

Car même si leurs activités diffèrent, tous ces professionnels de l’immobilier passent et reçoivent un grand nombre d’appels téléphoniques stratégiques pour leurs affaires.

Si les différentes entreprises de l’immobilier sont soumises aux mêmes enjeux de l’accueil téléphonique, elles n’ont cependant pas les mêmes besoins et les mêmes attentes au niveau de la gestion de leurs appels entrants : régulièrement ou ponctuellement, quelques heures ou tous les jours, en journée ou en soirée, la semaine ou le week-end, en cas d’absence de la standardiste ou de débordement des lignes, pendant ou en dehors des horaires d’ouverture, en français voire en anglais, avec ou sans la gestion des rendez-vous, etc.

L’externalisation de l’accueil téléphonique dans l’immobilier est une formule qui offre de nombreux avantages, tout particulièrement la souplesse. En effet, une société de télésecrétariat comme A3COM est en mesure de fournir un service d’accueil téléphonique personnalisé et une permanence téléphonique sur mesure aux professionnels de l’immobilier, et ce, à des tarifs attractifs.

Le standard téléphonique d’une agence immobilière

Le standard téléphonique d’une agence immobilière doit être, de préférence, assuré par une personne dédiée et compétente, formée aux subtilités d’un accueil téléphonique professionnel. L’organigramme d’une agence immobilière varie en fonction de la dimension de la structure, du secteur géographique couvert et du volume des transactions immobilières. L’équipe est dirigée par un responsable ou un gérant dont le rôle est d’assurer le management commercial et la gestion de son centre de profit. Il est secondé par une équipe de négociateurs immobiliers ou d’agents commerciaux très présents sur le terrain, eux-mêmes épaulés par un assistanat ou un secrétariat. Dans ce cas de figure, c’est généralement à l’assistante ou à la secrétaire que l’on confie l’accueil téléphonique de l’agence immobilière.

Mais différentes problématiques viennent mettre à mal cette configuration plus ou moins « idéalisée » : toutes les agences immobilières n’ont pas les capacités financières d’embaucher un assistanat ; d’autres ne disposent pas de l’espace nécessaire pour accueillir une secrétaire chargée du traitement des appels téléphoniques entrants ; en cas d’arrêt maladie inopiné ou de congés obligés de la standardiste, le téléphone sonne dans le vide ou les négociateurs sont dans l’obligation de décrocher, alors qu’ils devraient rester concentrés sur d’autres priorités. La solution de l’externalisation pallie ces problématiques. Des télésecrétaires expérimentées et opérationnelles se relaient pour fournir un service de permanence téléphonique à l’agence immobilière, dans le respect des consignes données, aux jours et horaires convenus, sans interruption et sans déconvenue.

L’accueil téléphonique d’un agent ou d’un mandataire immobilier indépendant

Les agents et mandataires immobiliers sont en relation permanente avec des vendeurs, des acheteurs et d’autres interlocuteurs : diagnostiqueurs, notaires, géomètres, architectes, artisans du bâtiment, etc. S’ils sont en rendez-vous ou déjà en ligne, l’appel de leur correspondant bascule sur un répondeur téléphonique dont il convient de personnaliser le message. Cette organisation minimaliste est adaptée sous réserve que le répondeur soit consulté régulièrement, que le correspondant laisse un message et qu’il soit rappelé dans les meilleurs délais.

Un acheteur ou un vendeur de bien immobilier s’adressera à la concurrence si l’agent ou le mandataire manque de réactivité. Alors qu’en faisant basculer la ligne vers un télésecrétariat en cas d’indisponibilité, tous les appels aboutissent et les urgences sont identifiées par des formés à cet effet. L’accueil téléphonique externalisé permet aux agents et mandataires immobiliers de gagner en efficacité.

Les agents et mandataires immobiliers sont en relation permanente avec des vendeurs, des acheteurs et d’autres interlocuteurs : diagnostiqueurs, notaires, géomètres, architectes, artisans du bâtiment, etc. S’ils sont en rendez-vous ou déjà en ligne, l’appel de leur correspondant bascule sur un répondeur téléphonique dont il convient de personnaliser le message. Cette organisation minimaliste est adaptée sous réserve que le répondeur soit consulté régulièrement, que le correspondant laisse un message et qu’il soit rappelé dans les meilleurs délais. Un acheteur ou un vendeur de bien immobilier s’adressera à la concurrence si l’agent ou le mandataire manque de réactivité. Alors qu’en faisant basculer la ligne vers un télésecrétariat en cas d’indisponibilité, tous les appels aboutissent et les urgences sont identifiées par des professionnels formés à cet effet. L’accueil téléphonique externalisé permet aux agents et mandataires immobiliers de gagner en efficacité.

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La permanence téléphonique du syndic de copropriété

Dans le domaine de l’immobilier, l’accueil téléphonique d’un syndic de copropriété relève de besoins et d’une organisation spécifiques. Selon Wikipédia, « Le syndic de copropriété est une personne physique ou morale chargée de la représentation du syndicat de copropriété et de l’administration des parties communes d’une copropriété. Le syndicat de copropriété est constitué par l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble (…) Le syndic de copropriété est le mandataire du syndicat ».

En cas de problème, fuite d’eau, canalisation bouchée, panne d’électricité ou autre dysfonctionnement touchant les parties communes, le réflexe est de joindre le syndic pour qu’il sollicite l’intervention des entreprises ou artisans concernés et règle le problème rapidement. Mais de nombreux Français se plaignent du manque de réactivité de leur syndic de copropriété et de la difficulté à joindre un interlocuteur en cas de nécessité

La solution de l’externalisation de l’accueil téléphonique du syndic immobilier fluidifie le processus et améliore sensiblement le niveau de satisfaction des usagers, propriétaires ou locataires de la copropriété.

Afin de rester facilement joignables en cas d’urgence, durant la fermeture des bureaux ou les congés annuels, le soir ou le week-end, des syndics de copropriété ont recours à des services de permanence téléphonique externalisés, opérationnels jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. A3COM va encore plus loin avec, en plus de la prise en charge des appels téléphoniques, la mise à disposition d’une application dédiée à la gestion des astreintes, pour un dépannage dans les meilleurs délais et une intervention dans de bonnes conditions.

Un accueil téléphonique personnalisé pour chaque professionnel de l’immobilier

Fondée en 1986, A3COM est une société française qui, depuis plus de 35 ans, s’engage à fournir le meilleur du télésecrétariat à tous types d’entreprises, y compris celles de l’immobilier. Vous êtes agent ou mandataire immobilier ? Vous représentez une agence immobilière ou un syndic de copropriété ? Quelle que soit votre activité dans l’immobilier, nous vous proposons un service de qualité, prestation personnalisée à un tarif compétitif.

En plus de la prise en charge de vos appels téléphoniques dans le respect de vos consignes et de critères de qualité, nous pouvons assurer la gestion de vos agendas et la prise de vos rendez-vous, visites de bien  immobiliers ou signatures devant notaire. Notre pérennité repose sur le professionnalisme de nos téléopérateurset sur notre dynamique en matière d’innovation technologique. Nous développons nos propres solutions techniques afin d’apporter une réponse sur mesure à chacun de nos clients.