Secrétariat externalisé : comment, pourquoi ?

Le secrétariat externalisé est un service désormais disponible pour tous les professionnels, des libéraux aux entreprises de toutes tailles. Il présente de nombreux avantages en termes de flexibilité, qualité et coût. Pour les établissements qui sont à la recherche d’une société de télésecrétariat fiable, A3COM propose des services de qualité à prix compétitifs.

Comment fonctionne le secrétariat externalisé ?

Le secrétariat externalisé consiste à confier à un prestataire extérieur les travaux d’un secrétaire classique, dont la réception d’appels, gestion des rendez-vous et de l’agenda en général, courrier, relance des rendez-vous ou des paiements, suivi des factures, rédaction de compte-rendu, etc.

Ce service est aujourd’hui fourni par deux types de prestataires : des centres d’appel et des entreprises de télésecrétariat. Ces dernières sont généralement créées par des auto-entrepreneurs qui ont été eux-mêmes secrétaires salariés dans le passé.

Ces professionnels justifient donc d’une grande expérience du métier et sont en mesure de fournir un service de qualité.

Les plateaux téléphoniques emploient pour leur part des secrétaires ayant reçu une formation spécifique pour s’occuper des appels.

Ce sont surtout les médecins qui recourent au secrétariat externalisé. D’ailleurs, ces spécialistes ont été les premiers à avoir l’idée de partager les services d’une même secrétaire à l’époque des premiers outils bureautiques et du minitel. 

secretariat telephonique externalise

De nos jours, cette formule est largement prisée, adoptée également par les professions libérales et les TPE/PME. Ce succès grandissant est notamment dû à l’aspect pratique de l’externalisation. En effet, il suffit de transmettre des consignes selon les besoins. Ces instructions portent sur les différentes tâches à accomplir, ainsi que la durée ou le volume de travail externalisé.

Les avantages du secrétariat externalisé

Le choix du secrétariat externalisé est justifié par plusieurs avantages. Tout d’abord, il s’agit d’un service flexible pouvant répondre aux divers besoins des utilisateurs. En effet, le télésecrétariat possède cet aspect « à la demande » qui le rend très intéressant. Que ce soit au quotidien, pour faire face à un débordement ponctuel ou pallier à une absence, ou encore afin d’assurer la permanence téléphonique pendant une période donnée, tout est possible.

Par ailleurs, vous définissez vous-mêmes les tâches à confier aux secrétaires, de la simple réception d’appel à la gestion de votre agenda en passant par la relance des rendez-vous. Cette disponibilité distingue le service à distance d’un employé classique, car ce dernier doit bénéficier d’un repos hebdomadaire et d’un congé dans l’année.

Le côté sur mesure des services de télésecrétariat s’avère également économique en évitant le surcoût, puisque le bénéficiaire ne paie que le travail effectué. Les différents tarifs sont établis dans cet esprit, et chacun peut choisir sa formule selon ses moyens et ses besoins, contrairement à l’embauche d’un secrétaire dédié sur le lieu de travail. Ainsi, la prestation à distance allège aussi les obligations administratives, fiscales et légales liées au salariat.

Si vous êtes en quête d’une société fournissant des prestations fiables en secrétariat externaliséA3COM met à votre disposition des secrétaires expérimentées, avec des tarifs souples et compétitifs.

Essayez nos services

Demandez votre devis
Share This