L’externalisation des travaux de secrétariat, bonne ou mauvaise idée ?

L’externalisation du secrétariat consiste à déléguer les travaux de secrétariat de l’entreprise, traditionnellement réalisés en interne, à une personne extérieure. Rendue possible grâce à l’évolution de la technologie de la communication, le recours à un secrétariat externalisé offre de multiples avantages.

Externalisation des travaux de secrétariat, quels sont les avantages ?

L’externalisation du secrétariat est une pratique de plus en plus répandue. Les dirigeants de PME et TPE, les hommes et femmes de terrain, et les professionnels indépendants qui n’ont pas suffisamment de temps pour assurer les tâches courantes associées à la gestion de leurs activités y trouvent leur compte.

Permanence téléphonique, prise et report de rendez-vous, transcription de compte-rendu, établissement et suivi des devis et factures, rédaction de courriers, relance des impayés, organisation d’évènements, réalisation de bases de données… un secrétaire externalisé peut fournir les mêmes services qu’une assistante classique.

L’externalisation du secrétariat se présente également comme la solution idéale pour tout entrepreneur n’ayant pas encore suffisamment de volume de travail pour embaucher un collaborateur ou qui souhaite réaliser des économies sur le coût en ressources humaines. Les gains financiers sont en effet considérables.

Comme le prestataire travaille à distance et dispose déjà des équipements nécessaires pour lui permettre de mener à bien ses missions, il n’y a plus besoin d’investir en surface immobilière, ni en matériel informatique et mobilier de bureau. Externaliser permet par ailleurs de se libérer des démarches et formalités inhérentes au recrutement d’un salarié (charges sociales, congés payés, arrêts maladies…).

externalisation des travaux de secrétariat

La flexibilité constitue un autre avantage de l’externalisation du secrétariat. Pour quelques heures par mois ou 24h/24 tout au long de l’année, le prestataire s’adapte aux besoins du client. Il peut intervenir en cas de surcharge non durable de travail ou pour combler une compétence qui fait défaut, et ce, même si l’entreprise dispose déjà d’une secrétaire salariée. Dans ce dernier cas, il peut également intervenir en tant qu’intérimaire en cas de maladie ou de congé du secrétaire.

A3COM, le prestataire indiqué pour l’externalisation de vos travaux de secrétariat

L’externalisation du secrétariat est certainement avantageuse pour les entrepreneurs. Il convient toutefois de faire attention lors de la sélection d’un prestataire pour s’assurer de disposer des bonnes compétences et de collaborateurs sérieux. En effet, le secteur étant encore peu réglementé, bien d’acteurs proposent des services de secrétariat à distance, mais peu sont à même de satisfaire réellement vos exigences.

Certaines règles doivent également être observées pour que le recours à un secrétariat externalisé ne s’apparente à un contrat de travail déguisé. Il faut entre autres bien établir les liens de subordination, et tout ce qui concerne les directives et le temps de travail.

Pour toutes ces raisons, il est préférable de faire appel à un prestataire reconnu, justifiant de plusieurs années d’expérience dans le métier, comme A3COM. Nous proposons l’externalisation de secrétariat depuis 1986. En la matière, nous saurons vous offrir une prestation de qualité, à la hauteur de toutes vos exigences

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