Le secrétariat occasionnel : une réponse à vos besoins professionnels ponctuels

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Vous cherchez une solution pour répondre à vos besoins occasionnels ou ponctuels en matière de secrétariat et d’accueil téléphonique ? Société française spécialisée dans le télésecrétariat et la permanence téléphonique des entreprises et des organisations depuis 1986, A3COM met à votre disposition les ressources humaines et techniques adaptées, pour un service sur mesure et de qualité. Nos secrétaires à distance entrent en action dès que vous le demandez et assurent la gestion de vos appels téléphoniques entrants d’un simple transfert de ligne. Cette réactivité, c’est le fruit d’une longue expérience et de procédures rodées. Le secrétariat, c’est un métier et c’est le nôtre depuis près de 40 ans. Assurer ponctuellement ou occasionnellement le secrétariat des professionnels, c’est l’une des branches de notre activité qui implique d’être opérationnel à tout moment et de se mobiliser immédiatement en cas de nécessité. L’essentiel à savoir sur le secrétariat occasionnel et ses particularités, sur nos services de télésecrétariat ponctuels et notre valeur ajoutée…

Quelle est la définition d’un secrétariat occasionnel et quelles sont ses missions ?

Un secrétariat occasionnel, c’est un service assuré par une ou plusieurs secrétaires afin de répondre à des besoins ponctuels ou exceptionnels. Il est à noter que l’on peut faire appel régulièrement ou irrégulièrement à un secrétariat occasionnel, qui se distingue du secrétariat permanent par sa fréquence et sa durée, tout en englobant les mêmes missions : la prise en charge de tâches bureautiques et l’assistanat de dirigeants, cadres ou collaborateurs d’une organisation, qu’elle soit une entreprise privée ou une institution publique. Différentes situations légitiment de recourir à un service de secrétariat occasionnel, qu’il s’agisse de renforcer un secrétariat existant ou de pallier l’absence de secrétaire en interne, de faire face à un surcroît d’activité temporaire ou de mener à bien un projet éphémère.
Qu’elle intervienne de manière ponctuelle ou permanente, qu’elle exerce un secrétariat à distance ou sur site, une secrétaire occupe un poste central au sein d’une entreprise ou de toute autre organisation. Son rôle est de faciliter le travail de sa hiérarchie ou d’un service afin de permettre aux professionnels qu’elle assiste de se consacrer à leur cœur de métier et à leurs priorités. Ses missions s’articulent autour de trois grands axes :
  • La gestion des appels téléphoniques entrants : l’accueil téléphonique des correspondants, le traitement des demandes et des sollicitations, la diffusion d’informations et de renseignements, la transmission de messages, le transfert de lignes vers les bons interlocuteurs… Parce que le téléphone est un vecteur d’image puissant et un outil de communication stratégique au sein de toute organisation.
  • La gestion des agendas et des plannings : la prise de rendez-vous avec les clients, les prospects ou les patients, l’intégration des dates de réunions en interne ou en extérieur, la prise en considération des périodes de congés ou des heures d’indisponibilité… Parce que la planification et la coordination sont les fondements d’une organisation efficace.
  • La gestion de travaux administratifs : saisie de données, envoi de mails ou de courriers, classement, archivage, réservations… Parce que ces tâches sont chronophages, mais incontournables et essentielles au bon fonctionnement de toute entreprise, collectivité, institution, association ou administration.

Quels sont les secteurs d’activité concernés par le secrétariat occasionnel ?

Toutes les organisations (entreprise, administration, collectivité publique, association…), tous les profils d’entreprises (petite, moyenne ou grande entreprise, de la microentreprise au grand groupe) et tous les secteurs d’activité sont concernés par le secrétariat occasionnel ou l’assistanat ponctuel : artisanat, profession libérale, industrie ou service, maintenance, dépannage, sécurité, transport de biens ou de personnes, bâtiment et travaux publics, médical et paramédical, services à la personne, immobilier, loisirs et tourisme, banque et assurance… Car tout type de structure ou d’organisme, que sa vocation soit lucrative ou non lucrative, est susceptible, un jour ou l’autre, d’avoir besoin de faire occasionnellement appel à une secrétaire pour l’aider à gérer une situation particulière, exceptionnelle ou provisoire, pour répondre à des besoins temporaires, épisodiques ou transitoires. Dans certains cas, les services occasionnels d’une secrétaire se justifient par l’inutilité de recourir à un assistanat administratif permanent ; dans d’autres cas, c’est parce que l’entreprise ou l’association n’a pas les moyens financiers d’embaucher sur un poste à temps plein ou à temps partiel.
Les différentes raisons et motivations qui légitiment l’intervention ponctuelle d’une secrétaire donnent lieu à une multiplicité de cas de figure. Pour exemples (liste non exhaustive) :
  • Assurer l’assistanat et la permanence téléphonique d’un artisan ou d’un avocat en phase de lancement de l’activité, période de transition en attendant d’avoir les moyens et d’être en mesure de recruter une secrétaire en interne.
  • Remplacer la secrétaire d’un cabinet médical ou d’un établissement de santé durant ses congés ou un arrêt maladie afin d’assurer une continuité du secrétariat médical, pour gérer les relations téléphoniques avec les patients, prendre les rendez-vous pour les examens ou les consultations.
  • Prendre en charge l’accueil téléphonique touristique en pleine saison, celui d’un hôtel, d’un office de tourisme ou d’une agence de voyages, en dehors des horaires de travail de l’agent de réservation, pour maintenir la qualité de service et ne manquer aucune opportunité d’affaire sur une période charnière.
  • Relayer le standard téléphonique d’une société de maintenance ou d’assistance (informatique, plomberie, serrurerie…) en cas d’astreinte téléphonique de nuit ou de débordement des appels en journée, pour garantir une permanence téléphonique et un dépannage rapide, traiter les appels entrants et déclencher les interventions.
  • Faire face à un surcroît d’activité dans le cadre d’une campagne de sensibilisation menée par une association ou d’une action de promotion mise en place par une société de communication, opérations qui génèrent temporairement une augmentation des appels téléphoniques et de la charge de travail.

Quelles solutions si vous avez occasionnellement besoin d’une secrétaire ?

Différentes situations peuvent justifier de la nécessité de faire appel ponctuellement aux services d’une secrétaire, pour une raison exceptionnelle ou une période temporaire, pour une intervention unique ou destinée à être ultérieurement renouvelée : pic ou début d’activité, absence de l’assistante ou de la standardiste salariée, période de congé ou de pandémie, opération marketing générant des appels entrants, etc. Dans de tels cas, des solutions existent pour répondre aux besoins des entreprises et des organisations en matière de secrétariat occasionnel ou ponctuel, mais toutes ne se valent pas :
  • L’embauche d’une secrétaire en CDD ou en intérim : mais avec toutes les démarches, les délais et les complexités que cela implique, entre processus de recrutement, formalités administratives, gestion du personnel et de la rémunération, temps de formation et d’intégration, mise à disposition d’un bureau, investissements matériels et techniques…
  • La sollicitation d’un salarié en interne : mais solution hasardeuse qui, d’une part exige de disposer des compétences en interne pour accomplir les tâches d’une secrétaire, d’autre part peut déstabiliser l’organisation en vigueur. Car le salarié sollicité se retrouve dans l’obligation de cumuler les fonctions ou de délaisser provisoirement son poste au détriment de la gestion de ses dossiers courants.
  • Le recours à une secrétaire indépendante : solution qui a ses limites, tout particulièrement en termes de disponibilité et de réactivité. Généralement, la secrétaire indépendante travaille seule, du lundi au vendredi et en journée. La demande doit donc être anticipée pour permettre à la secrétaire indépendante de planifier l’intervention, qui devra s’inscrire dans ses horaires habituels de travail.
  • L’externalisation du secrétariat et la délégation à une société spécialisée comme A3COM : c’est la solution la plus adaptée lorsqu’il s’agit de faire intervenir occasionnellement une secrétaire. En effet, pour un tarif compétitif et tout inclus, nous vous fournissons un service de secrétariat ponctuel et sur
    mesure. Nous mobilisons pour vous une ou plusieurs télésecrétaires expérimentées et opérationnelles rapidement, aux jours et aux horaires demandés, jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Pourquoi le télésecrétariat est-il la meilleure solution pour un assistanat ponctuel ?

Si le télésecrétariat est la solution privilégiée par de nombreuses entreprises et organisations professionnelles pour un secrétariat occasionnel ou un assistanat ponctuel, c’est parce que l’externalisation offre d’incontestables avantages :
  • La souplesse et la flexibilité : c’est le service de secrétariat occasionnel qui s’adapte à vos contraintes et à vos exigences, et non l’inverse. La prestation de secrétariat est assurée à distance quelle que soit votre implantation géographique, aux conditions que vous souhaitez, aux jours et aux horaires que vous déterminez, de jour comme de nuit, en semaine ou le week-end, le dimanche ou les jours fériés.
  • La simplicité et la praticité : les télésecrétaires entrent en action sur simple demande et d’un simple transfert de ligne. Et votre prestataire vous dédouane de nombreux aspects contraignants, entre recrutement ou gestion du personnel, mise à disposition d’un bureau ou de matériel bureautique, anticipation ou résolution de problèmes techniques.
  • L’économie et la maitrise du budget : le tarif est attractif puisqu’il inclut l’ensemble des ressources humaines et des moyens techniques indispensables à la réalisation de la prestation. Celle-ci fait l’objet d’un devis personnalisé soumis à validation, garant du respect de votre enveloppe budgétaire et de vos potentielles limites financières.
Et pourquoi privilégier A3COM dans le choix de son télésecrétariat, que votre besoin porte sur un secrétariat occasionnel ou permanent, sur un assistanat ponctuel ou récurrent ? Pour tous les avantages de l’externalisation et pour notre valeur ajoutée !
  • Notre expertise : spécialiste de l’accueil téléphonique et du secrétariat à distance depuis 1986.
  • Le rapport qualité-prix de nos services : fondement de notre longévité, tarifs compétitifs et dégressifs.
  • Le professionnalisme de nos télésecrétaires : recrutées pour leur savoir-être et leur savoir-faire.
  • Notre réactivité et notre disponibilité : un service activé en quelques heures, des équipes opérationnelles rapidement, une hotline disponible à tout moment et un télésecrétariat assuré jusqu’à 7j/7 et 24h/24.
  • La fiabilité de nos solutions techniques : sélectionnées par nos informaticiens ou conçues par nos développeurs, avec une synchronisation et une sécurisation de vos données.
  • Notre capacité à satisfaire vos demandes spécifiques : télésecrétaire spécialisée dans votre secteur d’activité, secrétaire bilingue pour un traitement de vos appels téléphoniques en anglais…
  • Notre couverture géographique : nous assurons aussi bien votre permanence téléphonique sur Paris que votre télésecrétariat en province et partout en France
  • Notre accompagnement : nous vous recommandons la solution qui vous correspond et votre dossier est suivi par un conseiller toujours à votre disposition.
  • Le strict respect de vos consignes et de vos instructions : y compris, bien sûr, dans le cadre des missions de secrétariat occasionnelles qui nous sont confiées.
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