Comment améliorer son accueil téléphonique en entreprise ?

L’accueil téléphonique occupe une place importante dans l’organisation d’une entreprise. Ce service prend en charge la gestion des appels téléphoniques des clients. Il participe au renforcement de la relation client et donne à l’entreprise une bonne image de marque. Un accueil téléphonique optimal facilite la mise en confiance des prospects dès le premier coup de fil. Une fois que le client est satisfait de ce premier contact, il est plus facile de l’encourager à utiliser les produits proposés par la structure ou souscrire à un service de l’entreprise. Il est donc important d’améliorer l’accueil téléphonique en entreprise. A3COM évoque des solutions pour améliorer son accueil téléphonique en entreprise.

Opter pour un service de télésecrétariat

Le télésecrétariat est l’une des solutions les plus recommandées pour les entreprises qui souhaitent améliorer la qualité de leur accueil téléphonique. Il s’agit d’un ensemble de services réalisés par un prestataire spécialisé. C’est un service à distance qui présente de nombreux avantages pour les entreprises. Une société peut décider de recourir au télésecrétariat de façon régulière ou ponctuelle selon les besoins de l’entreprise. Les services de télésecrétariat peuvent être personnalisés. La société peut avoir une offre sur mesure avec un tarif adapté à ses moyens.

Le télésecrétariat fonctionne également avec des outils collaboratifs basés sur les nouvelles technologies. Le prestataire s’occupe de l’accueil téléphonique personnalisé, la mise en relation client, la prise de message, la gestion de l’agenda et la régulation des appels. Conformément aux instructions de l’entreprise, les télésecrétaires s’occupent de la gestion des appels entrants et la régulation des appels urgents et sortants. Ce service est une alternative adoptée par de nombreuses sociétés souhaitant éviter les contraintes liées à l’embauche d’une secrétaire en présentiel.

Ils peuvent ainsi faire des économies puisqu’ils n’ont plus besoin d’embaucher sous CDD. Le télésecrétariat est une solution idéale pour les missions ponctuelles sans formalité administrative. Le prestataire met un accent particulier sur la qualité des services pour satisfaire pleinement leurs clients.

Mettre en place une permanence téléphonique

La mise en place d’une permanence téléphonique est également un moyen idéal pour améliorer son accueil téléphonique en entreprise. La permanence téléphonique est un service qui assure un accueil téléphonique parfois 24 h/24 et 7 j/7. La gestion des appels entrants de l’entreprise peut être assurée à des jours et des horaires définis.

Différentes configurations peuvent être adoptées en fonction de l’activité et des besoins des clients. On peut recourir à une permanence téléphonique pour le weekend ou uniquement du lundi au vendredi. Le client peut aussi opter pour la permanence téléphonique la nuit, en journée, les jours fériés ou en cas de débordement du standard téléphoniques. La société reste ainsi joignable à tout moment. Ce service de téléphonie s’adapte à différents milieux professionnels.

Il existe aujourd’hui de nombreux prestataires externes qui proposent des services de permanence téléphonique pour les entreprises. Cette solution très tendance aujourd’hui présente de nombreux avantages. En effet, externaliser la permanence téléphonique permet à l’entreprise de bénéficier d’un gain de temps et d’argent. Les appels sont traités suivant les consignes fournies par le client. Le prestataire donne renseignement aux appelants sur les produits et les services proposés par l’entreprise. Les messages sont transférés en fonction de leur importance. Le prestataire s’occupe également de la gestion des agendas professionnels incluant l’organisation des réunions et séminaires et les prises de rendez-vous.

Le but d’une permanence téléphonique est de ne pas laisser le téléphone sonner dans le vide. L’efficacité de ce service de téléphonie revêt un caractère très stratégique pour les entreprises. Elle contribue grandement à améliorer l’accueil téléphonique des entreprises dans le domaine des urgences médicales, la surveillance, la maintenance, les services de dépannage, etc. Elle contribue également à la satisfaction client et donne une bonne image de la société.

Prioriser un service d’accueil téléphonique professionnel

L’accueil téléphonique est le premier contact qu’un client a avec une société. C’est ce qui va façonner les premières impressions de l’appelant. L’ayant compris, nombreuses sont les entreprises qui investissent aujourd’hui dans un service assuré par des professionnels. Confier l’accueil téléphonique de son entreprise à des spécialistes contribue grandement à améliorer ce service. Ces opérateurs compétents maîtrisant parfaitement toutes les bonnes pratiques de la relation téléphonique.

Opter pour un accueil téléphonique professionnel présente bien des avantages notamment sur le plan économique. Le professionnel traite efficacement les appels entrants de la société et s’évertue à donner satisfaction aux correspondants conformément aux consignes reçues. Il réagit promptement dès les premières sonneries afin d’éviter de faire attendre le client trop longtemps. L’opérateur professionnel fait preuve d’une expression orale irréprochable pour mieux se faire comprendre des correspondants.

Du volume de la voix au ton en passant par la formulation, l’élocution ou encore la syntaxe, le prestataire maîtrise tous les contours de communication de qualité. Cela lui permet de mettre facilement en confiance le client à l’autre bout du fil. Le professionnel de l’accueil téléphonique a reçu une formation en expression orale. Il utilise des termes relatifs à l’univers de l’entreprise et est capable de traiter rapidement chaque appel en prenant en compte le comportement et la personnalité de l’appelant. Ce professionnel sait tout simplement mettre le client en confiance.