Adopter le standard externalisé en milieu médical

Le standard externalisé en milieu médical permet de remédier aux longues attentes au bout du fil, améliorant du coup l’accueil téléphonique des patients et contribuant à atténuer leur anxiété. Le professionnalisme des télésecrétaires et le caractère avantageux des tarifs pratiqués constituent d’autres atouts de ce service.

Les médecins ont ainsi intérêt à l’adopter, surtout avec des professionnels expérimentés comme A3COM, actif dans le domaine depuis 30 ans.

Dans quelles situations opter pour un standard externalisé ?

Les cabinets et centres hospitaliers sont souvent confrontés à l’impatience et l’anxiété de nombreux appelants, qui s’avèrent fort difficiles à gérer. Les secrétaires et standardistes se retrouvent alors débordés, tandis que certains patients continuent à attendre. Le standard externalisé médical constitue dans ce cas la solution idéale. Plusieurs personnes peuvent se charger en même temps de la réception d’appels à destination d’un établissement et éviter ainsi l’attente. Elles assurent un travail professionnel et contribuent à maintenir une image positive et accueillante.

Ce service est donc indiqué pour renforcer l’équipe opérant sur le lieu de travail des médecins et fournir une aide occasionnelle lors des périodes de grande affluence ou pour pallier à un sous effectif. Toutefois, il est également possible d’adopter cette solution de manière durable en confiant la totalité des correspondances téléphoniques à une société extérieure. Il existe aujourd’hui de nombreuses entreprises spécialisées en la matière, souvent montées par des secrétaires médicales déjà expérimentées qui ont choisi de se mettre à leur compte. Il y a aussi les centres d’appel qui fournissent un excellent service de standard téléphonique.

Comment fonctionne le standard externalisé ?

L’externalisation consiste à transférer les appels entrants vers un numéro du centre pour être pris en charge par des télésecrétaires. Ces dernières répondent au téléphone, notent les rendez-vous et gèrent les agendas au fur et à mesure. Les praticiens peuvent y ajouter leurs propres éléments pour une organisation synchrone du planning. Ils transmettent également leurs instructions au quotidien ou selon leurs besoins.

Le service de standard externalisé médical requiert des outils spécifiques. Les plateaux téléphoniques disposent à cet effet de logiciels dédiés compatibles avec différents dispositifs et avec le matériel des médecins. Ces derniers ont donc la possibilité de connaître en temps réel l’avancée des communications ainsi que les modifications apportées à l’agenda des rendez-vous.

Les utilisateurs ont le choix entre plusieurs modes tarifaires : facturation d’après le travail effectué, forfaits par nombre d’appels, sous forme d’abonnement… En tout cas, la flexibilité permet d’adopter une solution sur mesure répondant aussi bien aux besoins de l’établissement qu’à ses contraintes en termes budgétaires.

A3COM, spécialiste des appels externalisés

La société A3COM compte à ce jour plus de 30 années d’expérience en matière de télésecrétariat et de standard externalisé médical. Des professionnels formés par nos soins assurent la prise en charge des appels téléphoniques. Dotés des compétences et qualités nécessaires au métier, ils sont à la fois fiables et efficaces. Par ailleurs, nos outils bénéficient des dernières technologies afin de garantir une parfaite visibilité des actions des secrétaires par les médecins.

Nous utilisons notamment Microsoft Exchange qui permet de transmettre des données et d’envoyer les instructions par mail. D’ailleurs, A3COM est le partenaire certifié de Microsoft.

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