Mettre en place une permanence téléphonique médicale

La permanence téléphonique médicale assurée par des prestataires extérieurs (secrétaires ou centres d’appel) sert à pallier aux incidents pouvant réduire la capacité d’accueil des standards établis sur les lieux de travail, mais peut aussi être adoptée à titre permanent. A3COM propose le télésecrétariat médical depuis plus de 30 ans et fait bénéficier aux professionnels médicaux des tarifs compétitifs.

La permanence téléphonique médicale, un service nécessaire aux patients

Pour assurer la réception d’appels lors des périodes d’indisponibilité d’une secrétaire (arrêt-maladie, weekends, vacances, etc.), les praticiens peuvent recourir à la permanence téléphonique médicale. Ce service est fourni par deux types de prestataires :

  • Les secrétaires médicales établies en auto-entrepreneurs. Elles possèdent généralement une grande expérience du métier acquise en tant qu’employées salariées et peuvent se mettre au service de plusieurs médecins selon leur disponibilité. Ces professionnelles conviennent surtout aux cabinets individuels qui reçoivent peu d’appels.
  • Les centres d’appel disposant d’un grand nombre de télésecrétaires formées pour exercer dans le domaine médical. C’est surtout indiqué pour les établissements de taille conséquente, qui comprennent par exemple différents services, et réunissent plusieurs praticiens. La réception est ainsi assurée sans attente, même en présence de nombreux appels entrants.

Le principal objectif d’une telle permanence, se justifiant par le caractère urgent des appels, est de garantir aux patients un accueil professionnel à toute heure, tous les jours de l’année.

permanence téléphonique médicale

Comment organiser la permanence téléphonique ?

La mise en place d’une permanence téléphonique médicale s’effectue après étude des besoins et des moyens de l’établissement. Il est donc nécessaire de passer en revue divers éléments, à savoir le nombre  approximatif d’appels reçus à confier au prestataire extérieur d’après la moyenne des communications reçues, les créneaux horaires ou jours de prise en charge, la fréquence des prestations… En parallèle, il est recommandé de définir le budget à consacrer à ce service pour mieux cerner les offres à sélectionner. Une fois les critères déterminés, il ne vous reste plus qu’à comparer plusieurs sociétés de secrétariat et trouver le prestataire qui vous convient le mieux.

Il vous appartient par la suite de transmettre périodiquement les consignes de travail pour les secrétaires de la permanence. Outre la réception d’appels, elles peuvent aussi gérer les rendez-vous et relancer vos patients selon vos besoins.

A3COM, un spécialiste du télésecrétariat médical

A3COM est une plateforme regroupant des secrétaires pour assurer la permanence téléphonique médicale 7j/7 et 24h/24. Le travail est exécuté selon vos consignes, avec la possibilité de nous confier la totalité ou une partie de vos appels. Selon vos besoins, vous pouvez nous les transférer en quelques clics. Passer en mode « externe » ne vous prend que quelques secondes, sans passer par des procédures ennuyeuses. En effet, notre plateforme utilise des outils de dernière génération pour faciliter le partage et l’accès en temps réel aux communications. Par exemple, vous pouvez envoyer vos instructions par mail via Microsoft Exchange, qui est compatible avec la plupart des appareils et systèmes. Le même dispositif sert à la transmission d’informations.

Avec nos 30 ans d’expérience, nous sommes en mesure de fournir une prestation adaptée à vos attentes.

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