Pourquoi externaliser le secrétariat médical ?
Externaliser le standard téléphonique est une solution très prisée dans le milieu médical. Les cabinets de médecins libéraux, cliniques et hôpitaux, centres de soins sont de plus en plus nombreux à y recourir, pour leur propre bénéfice et celui des patients.
Économie de coûts et gain d’efficacité
L’externalisation de l’accueil téléphonique médical est ouverte à tous les acteurs du monde médical, qu’il s’agisse de libéraux travaillant seuls ou en groupe au sein d’un cabinet, voire de plus grosses structures. Elle consiste à confier aux télésecrétaires le soin de gérer les appels entrants des patients.
Une telle solution libère les praticiens d’une activité chronophage et leur évite d’être constamment dérangés. Quant à ceux qui ont une patientèle plus conséquente, ils n’ont pas à supporter les charges salariales et autres contraintes administratives liées au recrutement de collaborateurs fixes affectés au standard.
Dans les établissements de soins, les hôtesses peuvent pleinement se consacrer aux personnes qui se présentent à l’accueil et ainsi, offrir à ces dernières la prise en charge de qualité qu’elles attendent.
Organisation optimisée
Outre le gain financier et d’espace dans les locaux, la permanence téléphonique médicale externalisée permet d’offrir un meilleur service aux patients, notamment grâce à des horaires étendus. Même en dehors des heures d’ouverture du cabinet ou du centre de santé, l’équipe de secrétaires est joignable, parfois jusqu’à 24 h/24, 7 j/7.
La réception d’appels n’est pas la seule activité pouvant être confiée à une ou plusieurs téléopératrices en fonction des besoins du client. Elles sont également en mesure de gérer les rendez-vous, réserver les appareils, etc.
Déléguer toutes ces tâches inévitables, mais à faible ajoutée, permet aux praticiens de se consacrer pleinement à leur métier sans nuire à la qualité de l’accueil des patients, bien au contraire.
Image améliorée
Pour que les patients puissent bénéficier du meilleur service possible, la secrétaire médicale à distance doit disposer d’une formation adéquate, pas seulement aux fondamentaux de l’accueil patient, mais également au vocabulaire médical et aux autres aspects importants du métier (vocabulaire, informations à collecter et transmettre, procédures…).
Ces compétences et connaissances lui permettent de traiter correctement le dossier des patients et contribuer ainsi à construire une image positive du médecin, du cabinet ou de l’établissement de santé.
A3COM, le meilleur du télésecrétariat
Fondée en 1986, A3COM est une société française spécialisée dans le télésecrétariat et l’accueil téléphonique des entreprises. Acteur incontournable sur le marché de la gestion des appels téléphoniques et des agendas depuis plus de 35 ans, A3COM doit sa pérennité à la qualité de ses prestations. Ce haut niveau de service repose sur les performances de nos téléopérateurs, sélectionnés et managés pour offrir le meilleur du télésecrétariat.
L’organisation d’astreintes en entreprise
L’organisation d’astreintes dans une entreprise répond à des impératifs. L’objectif est de pouvoir intervenir en cas d’urgence, d’être opérationnel rapidement pour gérer les incidents ou assurer une continuité de service. La mise en place d’astreintes appelle à la vigilance. Elle doit se faire dans le respect de la réglementation en vigueur. Et elle implique la mise à disposition de moyens humains et techniques adaptés.
Les critères d’un accueil téléphonique professionnel
Qu’est-ce qu’un accueil téléphonique professionnel ? C’est un service assuré pour une entreprise et par des opérateurs compétents, rodés aux bonnes pratiques de la relation téléphonique : standardiste, hôte ou hôtesse d’accueil téléphonique, secrétaire ou télésecrétaire, téléopérateur ou téléopératrice… C’est aussi une nécessité économique pour l’entreprise, avec des enjeux d’image et de business à la clé.