Replacer l’humain au cœur de la relation client en externalisant son accueil téléphonique
Les outils numériques ont beau simplifier la vie des clients, ces derniers préfèrent toujours être pris en charge par un interlocuteur humain lorsqu’ils s’adressent à une entreprise pour un besoin d’assistance ou une question.
L’interaction humaine au centre des préoccupations des consommateurs
Aussi bien pour les professionnels indépendants que pour les entreprises (TPE ou PME), il n’est pas toujours évident de garantir une qualité d’accueil téléphonique optimale à ses clients. Or, une bonne prise en charge des appels clients est cruciale pour leur pérennité. Elle est le reflet de leur sérieux.
Pourtant, par manque de temps, de moyens humains ou financiers, certaines entreprises n’ont pas la possibilité de mettre en place un standard téléphonique digne de ce nom. La solution ? Le secrétariat externalisé.
Une étude récente révèle que 79 % des consommateurs privilégient le contact humain avec leur conseiller aux outils numériques. Le digital bonifie donc la relation client, mais ne peut pas lui suffire. C’est pour cette raison qu’il est important d’offrir un accueil téléphonique de grande qualité à sa clientèle.
Bien entendu, pour les petites structures où le dirigeant porte souvent plusieurs casquettes à la fois (commercial, comptable, manager), gérer des centaines d’appels par jour peut s’avérer laborieux. Entre les nombreux rendez-vous d’affaires et la gestion au quotidien de son business, difficile pour lui de trouver du temps pour répondre au téléphone.
Et même pour celles qui disposent déjà d’un standard téléphonique en interne avec un opérateur dédié, l’exercice semble également délicat. En effet, il n’est pas rare que, pendant les pics d’activités, le téléconseiller manque des appels et perd ainsi de nombreuses opportunités d’affaires.
Externaliser son accueil téléphonique : que des avantages
C’est ainsi que de plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser leur accueil téléphonique. Une solution qui leur offre d’ailleurs de nombreux avantages, entre autres la possibilité de :
- Être joignable à tout moment, même en cas de réunion, de rendez-vous d’affaires ou de déplacement à l’étranger ;
- Pallier le manque ou l’absence ponctuelle ou prolongée de la secrétaire ;
- Soulager l’assistante débordée en cas de pics d’appels ;
- Augmenter les plages horaires pendant lesquelles l’entreprise peut recevoir un appel ;
- Optimiser la disponibilité face à une forte affluence soudaine des appels ;
Enfin, l’externalisation de l’accueil téléphonique pour une entreprise peut être motivée par :
- La recherche de compétences accrues ;
- Le désir de réduire considérablement ses coûts ;
- Le besoin de gagner du temps afin de pouvoir se recentrer sur son cœur de métier.
A3COM, le meilleur du télésecrétariat
Fondée en 1986, A3COM est une société française spécialisée dans le télésecrétariat et l’accueil téléphonique des entreprises. Acteur incontournable sur le marché de la gestion des appels téléphoniques et des agendas depuis plus de 35 ans, A3COM doit sa pérennité à la qualité de ses prestations. Ce haut niveau de service repose sur les performances de nos téléopérateurs, sélectionnés et managés pour offrir le meilleur du télésecrétariat.
L’organisation d’astreintes en entreprise
L’organisation d’astreintes dans une entreprise répond à des impératifs. L’objectif est de pouvoir intervenir en cas d’urgence, d’être opérationnel rapidement pour gérer les incidents ou assurer une continuité de service. La mise en place d’astreintes appelle à la vigilance. Elle doit se faire dans le respect de la réglementation en vigueur. Et elle implique la mise à disposition de moyens humains et techniques adaptés.
Les critères d’un accueil téléphonique professionnel
Qu’est-ce qu’un accueil téléphonique professionnel ? C’est un service assuré pour une entreprise et par des opérateurs compétents, rodés aux bonnes pratiques de la relation téléphonique : standardiste, hôte ou hôtesse d’accueil téléphonique, secrétaire ou télésecrétaire, téléopérateur ou téléopératrice… C’est aussi une nécessité économique pour l’entreprise, avec des enjeux d’image et de business à la clé.