Pourquoi et comment externaliser son standard téléphonique ?
Toute entreprise, quelle que soit sa taille, peut tirer avantage de l’externalisation de son standard téléphonique. Cette solution lui permet d’améliorer la qualité du service offerte à ses clients, de gagner en réactivité et en productivité dans son organisation tout en maîtrisant son budget.
Prise en charge des clients améliorée
La manière dont une entreprise traite ses communications entrantes influe sur son image auprès du public. En faisant appel à un prestataire externe pour cette mission délicate, elle bénéficie des compétences d’équipes rompues aux subtilités du métier.
« Chez A3Com, nous partons du principe que nous sommes la carte de visite de l’entreprise. Nous représentons le premier contact que ses prospects vont avoir avec elle et à ce titre nous sommes les garants de son image de marque. Des exigences que nous appliquons au quotidien depuis plus de 30 ans. »
Ainsi, en utilisant les services d’une structure telle que A3Com, les appels sont pris en charge plus rapidement et avec professionnalisme. « De plus, nous adaptons notre mode de réponse à leur cahier des charges, mais aussi aux différentes typologies d’appels : demande d’informations, prise de rendez-vous, réclamations. »
Une disponibilité 24/24
Le choix d’un accueil téléphonique externalisé permet également de réduire notablement les coûts correspondants. Particulièrement pour une société qui a un gros volume d’appels à traiter, et doit par conséquent affecter des ressources importantes au standard.
« Pour une petite structure, notre prestation apporte une grande souplesse. Elle permet de remplacer avantageusement la secrétaire. Pour la structure plus grande, qui dispose déjà d’un secrétariat, tout l’intérêt réside dans le fait qu’elle va pouvoir élargir les plages horaires de son standard — puisque nous intervenons en 24/24 — tout en restant concentrée sur ses tâches de secrétariat. » Libérés de cette mission de permanence téléphonique, les salariés peuvent en effet se concentrer sur leur activité principale.
Conseils pour une externalisation réussie
Le choix du partenaire est crucial pour réussir l’externalisation de la gestion de son accueil téléphonique. Ses agents doivent justifier d’une formation adaptée et d’une expérience avérée de ce type de mission. « Rien ne vaut l’expérience. Depuis 1986, nous avons traversé de nombreuses évolutions, après avoir commencé par le papier crayon. La plupart de nos agents ont 20 ans de présence, ce qui nous a laissé le temps de comprendre que le secrétariat c’est 50 % de moyens techniques et 50 % de moyens humains. Tous nos outils sont faits maison et nous les avons adaptés au fil du temps, parallèlement à la formation permanente, fin de bénéficier d’un équipement performant. »
L’entreprise doit par ailleurs rédiger ses consignes sur la façon dont elle souhaite que les appelants et leurs requêtes soient traités. Cette personnalisation est essentielle pour une prise en charge conforme à ses propres valeurs et garantir la satisfaction de ses clients. Durant toute la durée du contrôle, un suivi régulier s’impose pour s’assurer du respect de ses instructions et pour garder le contrôle de son standard téléphonique. « Les appels appartiennent à nos clients et nous sommes attachés à respecter une transparence totale à leur sujet, ainsi que la plus grande fidélité possible quant à leur restitution ».
Support technique : une assistance technique stratégique
« En cas de problème ou de question, notre support technique est disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 pour répondre à vos questions et vous apporter une solution. » Cet argument commercial pèse dans le choix d’un produit ou d’une prestation. Le support technique est une assistance à l’utilisateur qui se révèle stratégique, tant pour l’entreprise qui propose ce service qui pour celui qui y recourt.
Conseils pour bien choisir son télésecrétariat médical
Comment choisir son télésecrétariat médical lorsque l’on est docteur généraliste, médecin spécialisé, kinésithérapeute, infirmier ou autre professionnel de la santé ? Il est important de ne pas se tromper : le poste de secrétaire médicale ou paramédicale, qu’il soit exercé à distance ou en présentiel, est central en matière de fonctionnement d’un cabinet ou d’une unité de soin.
Service d’accueil téléphonique dédié pour auto-entrepreneur
Comme tout entrepreneur digne de ce nom, l’auto-entrepreneur se doit d’assurer un accueil téléphonique et le traitement de ses appels entrants, lien central avec ses clients, ses prospects, ses partenaires ou ses fournisseurs. Quels enjeux en matière d’accueil téléphonique pour l’auto-entrepreneur ? Et quelles solutions pour le standard téléphonique d’une micro-entreprise ?