Qu’est-ce que la permanence téléphonique personnalisée ?

La permanence téléphonique personnalisée, réponse individualisée à des besoins variés

Un service de permanence téléphonique personnalisée a pour vocation de répondre aux besoins opérationnels et spécifiques de chaque entreprise. Or, ces derniers sont multiples. Jours, horaires, fréquence, durée, volume des appels entrants, profil des correspondants… Les combinaisons sont nombreuses et les cas de figure sont variés. En matière de permanence téléphonique, les besoins diffèrent d’une entreprise à l’autre, d’une activité à l’autre, d’une profession à l’autre et même d’un professionnel à l’autre. Une entreprise d’électricité ou de plomberie qui effectue des dépannages 7 jours sur 7 voire 24 heures sur 24 n’a pas les mêmes attentes qu’un artisan du même secteur d’activité qui n’intervient qu’en semaine et en journée. Dans les deux cas, il convient de mettre en place un service d’accueil téléphonique sur mesure

Un médecin peut avoir besoin d’une permanence téléphonique personnalisée durant les horaires d’ouverture de son cabinet, ou limitée à un relais de son secrétariat et aux urgences médicales. L’aspect financier est également un critère à prendre en considération. Un microentrepreneur ou une profession libérale qui se lance n’a pas la même trésorerie qu’une EURL ou une SARL déjà bien implantée. Identifier précisément les besoins et les contraintes d’une entreprise est une première étape essentielle avant de pouvoir lui apporter la réponse adaptée au niveau de la gestion de ses appels entrants. C’est un exercice auquel nos conseillers sont rodés. Dans le cadre d’échanges individualisés, ils déploient une écoute attentive et posent des questions ciblées pour une proposition de permanence téléphonique personnalisée, service qui peut être activé en quelques heures

Une permanence téléphonique sur mesure en fonction du volume d’appels à traiter

Le premier critère à prendre en considération pour une permanence téléphonique personnalisée et adaptée aux besoins de l’entreprise, c’est évidemment le volume des appels téléphoniques reçus. Ce chiffre détermine un cadre : celui des moyens humains et financiers à mettre en œuvre pour gérer correctement l’ensemble des appels entrants et répondre aux différents correspondants. Si l’entreprise opte pour l’externalisation, le profil du prestataire devra être choisi en conséquence. Une secrétaire indépendante, aussi performante soit-elle, ne peut traiter qu’un nombre limité de sollicitations téléphoniques dans sa journée. À l’extrême, le gros centre d’appels, avec sa pléthore d’opérateurs téléphoniques, peut prendre en charge et en continu un très gros volume d’appels entrants. Il s’agit généralement de la sous-traitance du support technique ou de la hotline de grosses sociétés.

A3COM est un juste intermédiaire en matière de permanence téléphonique personnalisée. Nos télésecrétaires sont capables de répondre à vos différents besoins et de traiter efficacement tous vos appels téléphoniques entrants. Parallèlement, nous veillons à préserver notre dimension humaine et la proximité avec nos clients.
Nous proposons des tarifs compétitifs et des formules tout inclus. Nos prix sont dégressifs en fonction du volume d’appels téléphoniques traités. Plus nous répondons pour vous au téléphone, moins cher vous payez ! Pour faire baisser le nombre d’appels entrants et par là même le montant de votre facture, nous pouvons mettre en place un site dédié à la prise de vos rendez-vous en ligne. Et d’autres options (boite vocale, serveur interactif, prédécroché, etc.) sont disponibles pour une permanence téléphonique personnalisée toujours mieux adaptée

Une permanence téléphonique modulable selon les jours et les horaires

Le deuxième principal critère à prendre en considération pour mettre en place un accueil téléphonique sur mesure, ce sont les jours, horaires et périodes durant lesquels ce service a besoin d’être activé. Ces données varient en fonction de l’activité et des nécessités de l’entreprise : en journée, en soirée, le matin, l’après-midi, la semaine, le week-end, la nuit, les jours fériés, durant les vacances, tous les jours, quelques heures, régulièrement, ponctuellement, en relève de standard, en cas de débordement des lignes, d’astreinte, d’absence imprévue de la secrétaire ou standardiste, etc. Une bonne permanence téléphonique personnalisée se doit d’être modulable et d’anticiper les différents cas de figure ou problèmes que l’entreprise peut rencontrer

A3COM assure des services de permanence téléphonique personnalisée de manière régulière ou occasionnelle, tous les jours de la semaine ou seulement quelques heures dans le mois. Nos télésecrétaires peuvent intervenir jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 en fonction des exigences de l’entreprise et de la situation. C’est vous qui décidez, selon vos besoins, votre budget et les nécessités du terrain. Nos prestations sont modulables et nos interventions sont flexibles. Il vous suffit d’activer le transfert de ligne pour que notre équipe entre en action et réponde en votre nom. Nos opérateurs sont des professionnels hautement compétents qui assurent le service de permanence téléphonique personnalisé demandé, dans le respect de vos consignes et de vos instructions.

Un accueil téléphonique adapté aux singularités de l’entreprise

Pour une permanence téléphonique personnalisée, le volume des appels entrants et la période d’activation du service permettent de « poser les bases ». Ce ne sont pas les seuls critères à prendre en considération et l’approche doit être affinée en fonction d’éléments qui font la singularité de l’entreprise. Un accueil téléphonique sur mesure doit tenir compte d’autres facteurs liés aux particularités et besoins spécifiques de l’entreprise : son organisation interne, le profil de ses différents correspondants, le discours à leur tenir, le vocabulaire métier à utiliser, les usages de la profession, les choses à faire, à ne pas faire, l’attitude à adopter en fonction de la situation, le temps à consacrer à chaque appel, etc. La permanence téléphonique personnalisée, c’est un métier. Et c’est le nôtre depuis plus de 35 ans !

Chez A3COM, nos télésecrétaires disposent à la fois du savoir-faire et du savoir-être qui contribuent à une permanence téléphonique personnalisée de qualité. De l’artisanat à l’industrie, de la TPE à la grosse société, nos téléopérateurs évoluent quotidiennement dans des univers dont ils savent parfaitement s’imprégner et auxquels ils sont en mesure de s’adapter rapidement. Des outils sont construits avec chaque client et leur sont fournis, supports personnalisés et scripts prédéfinis qui détaillent les procédures à suivre et les consignes à respecter. Ils sont briefés et encadrés par nos superviseurs afin de vous garantir un service d’accueil téléphonique sur mesure conforme à vos attentes et à vos exigences.

Une permanence téléphonique et une application dédiées à la gestion des astreintes

Une permanence téléphonique personnalisée est indiquée en cas d’astreinte, période durant laquelle l’entreprise a l’obligation de rester joignable si besoin. Sont particulièrement concernés les professionnels qui assurent des dépannages techniques ou interviennent pour des urgences vitales. Un service de réception des appels téléphoniques doit être opérationnel à des jours et des horaires définis afin de répondre aux appelants, de hiérarchiser les motifs des sollicitations, d’identifier les impératifs et de prendre les dispositions appropriées. Un accueil téléphonique sur mesure s’impose…

Pour répondre à cette nécessité, A3COM a conçu Télagi, une solution unique et globale développée par notre département technique. Télagi, c’est à la fois un télésecrétariat personnalisé et une application personnalisable, package qui vous garantit la bonne prise en charge de toutes vos demandes d’intervention pendant la période d’astreinte, jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. En plus d’assurer le traitement de vos appels téléphoniques entrants, nos télésecrétaires sollicitent vos agents d’astreinte et coordonnent leurs interventions sur le terrain. Des astreintes téléphoniques personnalisées et une efficacité optimisée !