Comment trouver et choisir son télésecrétariat médical ?

Comment choisir son télésecrétariat médical lorsque l’on est docteur généraliste, médecin spécialisé, kinésithérapeute, infirmier ou autre professionnel de la santé ? Il est important de ne pas se tromper : le poste de secrétaire médicale ou paramédicale, qu’il soit exercé à distance ou en présentiel, est central en matière de fonctionnement d’un cabinet ou d’une unité de soin. Le choix doit répondre aux besoins quotidiens du ou des praticiens. Et entre secrétaire médicale indépendante et plateforme téléphonique, l’offre est large et les prestataires sont nombreux. Conseils pour s’y retrouver, pour trouver et choisir le télésecrétariat médical adapté.

Avant d’expliquer comment choisir son télésecrétariat médical, quelques précisions

Le télésecrétariat c’est quoi ?

Le télésecrétariat médical, pourquoi ?

Si de nombreux médecins et praticiens font le choix du télésecrétariat médical, c’est parce que cette organisation offre différents avantages. C’est une formule qui se révèle plus souple et plus économique que l’embauche. Les sociétés spécialisées dans le télésecrétariat médical proposent des prestations sur mesure, services qui s’adaptent aux besoins et à l’activité du praticien . Les tarifs s’entendent « tout inclus », ce qui permet une meilleure maitrise des dépenses. Et cette organisation permet aux professionnels du soin et de la santé de se dédouaner de certaines lourdeurs contractuelles de l’employeur et de dépenses matérielles incontournables en cas d’embauche (bureau, mobilier, téléphone, fournitures , etc…).

Le télésecrétariat médical, par qui ?

Quand on tape « télésecrétariat médical  » sur Google, le choix ne manque pas et on s’y perd un peu. Globalement, on identifie trois principaux profils de sociétés qui proposent des services de secrétariat médical à distance :

• La secrétaire médicale indépendante, qui exerce à son domicile ou dans un  bureau extérieur et pour le copte de différents clients. Cette solution est source de proximité et de relations privilégiées entre le médecin et son assistante à distance, dont la disponibilité reste toutefois limitée.
• La plateforme téléphonique, ou call center. Ce type de structure traitant de gros volumes d’appel et étant potentiellement  basé à l’étranger, les tarifs sont généralement très attractifs, mais souvent au détriment de la qualité.
• L’entreprise à dimension humaine, juste intermédiaire entre accompagnement personnalisé et tarif compétitif. C’est le cas d’A3COM, entreprise familiale et française qui fournit des services de télésecrétariat médical jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Pour bien choisir son télésecrétariat médical, il faut d’abord bien définir ses besoins

Un secrétariat téléphonique médical ou un assistanat global ?

Quels sont les travaux que le thérapeute ou praticien a besoin de confier à sa secrétaire médicale à distance ?

Telle est la principale question ! S’il s’agit d’assurer l’accueil téléphonique, de gérer les appels et les rendez-vous de la patientèle, un centre d’appels ou une société de taille moyenne sont en mesure de mettre à la disposition du médecin une équipe de téléopérateurs pour lui garantir un décroché rapide et le traitement de tous ses appels entrants. Si le médecin a également besoin d’aide dans la gestion administrative de son activité, la secrétaire médicale indépendante est une solution plus appropriée. Ce type de collaboration implique des contacts réguliers et des relations privilégiées. Le télésecrétariat médical choisi doit être investi auprès du praticien afin de bien connaitre sa patientèle, son fonctionnement et ses dossiers. La technologie et des applications pallient la problématique de la distance et facilitent la communication entre le médecin et sa secrétaire.

Un télésecrétariat médical ponctuel ou régulier, à temps partiel ou complet ?

Si les médecins et praticiens choisissent le télésecrétariat médical, c’est notamment pour sa flexibilité. En effet, cette solution s’adapte à leur besoins, qu’ils soient ponctuels ou réguliers, quotidiens ou occasionnels. Mais toutes les sociétés ne peuvent répondre de la même manière aux exigences des professionnels de la santé. La secrétaire médicale indépendante a ses avantages mais aussi ses limites. Elle travaille généralement en solo du lundi au vendredi et n’est joignable qu’à des horaires définis. Elle peut difficilement assurer des permanences médicales téléphoniques sur une large plage horaire ou le traitement d’un nombre trop important d’appels de patients.

Différentes configurations existent en matière d’intervention d’un secrétariat téléphonique ou assistanat administratif externalise, qui influent sur le choix de la solution : pendant ou en dehors des horaires d’ouverture du cabinet médical; en cas de débordement du standard téléphonique, d’indisponibilité, de malade ou de congé de la secrétaire médicale salariée ; le matin, l’après-midi ou toute la journée ; en soirée, le week-end ou les jours fériés ; jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 si le médecin est de garde et dans l’obligation de répondre aux urgences. Dans ce dernier cas, le praticien a besoin, non d’une télésecrétaire médicale unique, mais plutôt d’une équipe dont les membres se relaient.

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Quel volume d’appels téléphoniques reçus au cabinet médical ?

Le volume des appels téléphoniques reçus est un facteur à prendre en considération dans le choix d’un télésecrétariat médical. Car entre le thérapeute libéral qui reçoit moins de 50 appels téléphoniques par mois et le grand cabinet médical qui en traite plus de 50 par jour, les besoins diffèrent, les solutions également. Il est à souligner que le service peut être couplé avec la prise de rendez-vous en ligne. Cela permet de réduire le nombre d’appels entrants et la facture de la société de la télésecrétariat médical choisie.

Le prix est un élément qui pèse quand il s’agit de choisir un télésecrétariat médical. Et le nombre d’appels téléphoniques reçus et traités influe sur la prestation à fournir et le devis. On estime que le coût moyen d’un télésecrétariat médical varie entre 0,50 et 1,50 € l’appel traité, avec des tarifs dégressifs. Pour éviter les mauvaises surprises financières, des sociétés proposent des forfaits illimités ou qui s’adaptent à la consommation réelle.

10 critères pour bien choisir son télésecrétariat médical

1. L’expérience du médical : le monde du médical et du paramédical a ses codes et son langage. A défaut de spécialisation, il faut vérifier que le prestataire en télésecrétariat a une expérience solide dans ce domaine et des clients fidèles parmi les professionnels de la santé.

2. L’ancienneté : certes, il se dit que la valeur n’attend pas le nombre des  années. Mais le mauvais prestataire ne dure pas. L’ancienneté d’une société sur le marché de la permanence téléphonique médicale et du secrétariat à distance est un gage de qualité.

3. La transparence : le feeling doit passer entre le professionnel de santé et son télésecrétariat médical. Il s’agit d’une collaboration, qui implique de la transparence et de la confiance. Dès le départ, l’interlocuteur commercial doit être clair sur le service fourni, les options, les conditions…

4. La logistique : la mise en place d’un service de télésecrétariat médical implique l’installation et l’utilisation de logiciels et d’applications, outils dédiées à la communication instantanée et au partage de documents entre le médecin et sa secrétaire à distance. Les propositions des prestataires doivent inclure cette logistique et ces outils pratiques.

5. Le tarif : le prix d’un service de télésecrétariat médical varie en fonction de la nature des taches confiées et du temps passé sur les missions. Le praticien doit étudier des devis établis sur la base d’un même cahier des charges. Il doit lire entre les lignes et poser des questions pour éviter les mauvaises surprises et la surfacturation.

6. Le décroché : premier contact avec le patient ou tout autre appelant l’étape du décroché donne le ton quant à la qualité du service fourni. Cet aspect inclut à la fois la rapidité avec laquelle la télésecrétaire médicale décroche le téléphone, mais aussi le fond et la forme de son message d’accueil.

7. .Le respect des consignes : la télésecrétaire médicale doit veiller à respecter les consignes du patient et instructions de son client, avec lequel sont définies les procédures à suivre et l’organisation à adopter en fonction du cas de figure, de la simple demande d’information à l’urgence médicale.

8. La réactivité : le rôle d’un télésecrétariat médical ne se limite pas pour autant à de la simple exécution. La téléassistance médicale efficace sait faire preuve de réactivité et d’initiative pour être capable d’apporter une solution pertinente en cas de situation singulière ou urgente.

9. La posture : le télésecrétariat médical, c’est un poste clé en matière de santé. Le thérapeute a besoin d’être aidé, le patient d’être rassuré. Pour ce et malgré la distance, l’assistante médicale sait adopter la bonne posture, attitude professionnelle empreinte d’écoute, de bienveillance et de patience.

10. L’avis des confrères : l’expérience et l’avis des confrères sont instructifs. Le thérapeute ou praticien peut interroger d’autres professionnels de la santé ayant testé, approuvé ou désapprouvé les services de tel ou tel prestataire. La recommandation est une bonne option pour sélectionner son télésecrétariat médical

Depuis 1986, la société française A3COM fournit aux professions médicales et paramédicales des services de télésecrétariat sur mesure à des tarifs compétitifs? Vous souhaitez recevoir des informations ou un devis ?