Externaliser la gestion de son agenda, pour qui, pour quoi ?

Vous envisagez d’externaliser la gestion de votre agenda et de déléguer l’organisation de vos rendez-vous à un prestataire extérieur ? Excellente idée ! Vous pourrez ainsi vous consacrer à vos priorités et gagner en efficacité. Organiser et optimiser le planning des professionnels, nous savons faire. Société française fondée en 1986, A3COM est spécialisée dans la gestion des appels téléphoniques et des agendas. Depuis plus de 35 ans, nous fournissons aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité le meilleur du télésecrétariat. Si des centaines de professionnels nous confient leur accueil téléphonique et leur carnet de rendez-vous, c’est pour la qualité de nos services, la compétitivité de nos tarifs et les indéniables avantages de l’externalisation

Externaliser la gestion de son agenda, ça veut dire quoi ?

Externaliser la gestion de son agenda, c’est déléguer à un secrétariat extérieur l’organisation de ses rendez-vous professionnels. Cette délégation va généralement et logiquement de pair avec la réception et la prise en charge d’appels téléphoniques entrants. Globalement, l’externalisation, ou outsourcing, correspond au transfert d’une activité de l’entreprise vers un prestataire externe spécialisé. Cette forme de sous-traitance concerne le plus souvent des tâches secondaires. L’entreprise sous-traitante peut ainsi rester concentrée sur son activité principale et prioritaire. Externaliser la gestion de son agenda, entre autres intérêts, l’avantage de faire gagner du temps.

Nos télésecrétaires sont des experts de la gestion d’agenda externalisé et de l’accueil téléphonique pour le compte des entreprises. Ils sont formés et encadrés pour vous fournir un service personnalisé de qualité, véhiculer la meilleure image de votre société et apporter satisfaction à vos différents correspondants. Dans le cadre du traitement de vos appels téléphoniques, ils prennent, déplacent ou annulent vos rendez-vous professionnels dans le respect de vos consignes et de vos instructions. Ils assurent un relais d’information entre vous et vos correspondants, données disponibles en temps réel grâce à des applications partagées et à un agenda synchronisé. Choisir de déléguer la gestion de son agenda à A3COM, c’est choisir d’être beaucoup mieux organisé.

La gestion d’agenda externalisée, un service qui s’adresse à qui ?

La gestion d’agenda externalisée est un service qui s’adresse à de nombreux types d’entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité, de la microentreprise à la grosse société, de l’artisanat à l’industrie. Cette organisation du travail est particulièrement prisée dans les univers du médical, du paramédical et du soin. Les médecins, praticiens et thérapeutes confient leur assistanat à des secrétariats externalisés, qui se chargent d’assurer le traitement de leurs appels téléphoniques et la gestion du planning de leurs rendez-vous. La délégation de la gestion de leur agenda leur permet de se consacrer pleinement et sereinement à leurs consultations et à leur patientèle.

Ce modèle d’externalisation de l’agenda se duplique à un large panel d’activités. Les services de télésecrétariat, de permanence téléphonique et de gestion d’agenda d’A3COM s’adaptent aux besoins des entreprises, auxquelles nous apportons une solution sur mesure et personnalisée. Nous assurons le traitement des appels téléphoniques et la planification des rendez-vous de professionnels de tous profils : les interventions des plombiers, serruriers et autres dépanneurs ; les visites et les estimations de biens des agents et mandataires immobiliers ; les prestations des coiffeurs, esthéticiennes et autres acteurs de la beauté ; les prises en charge des taxis et des transporteurs, etc. Nos opérateurs téléphoniques réceptionnent vos appels entrants, conviennent de rendez-vous en fonction du temps à y consacrer et de vos disponibilités. En nous déléguant la gestion de votre agenda, vous bénéficiez d’un véritable assistanat.

Déléguer l’organisation de ses rendez-vous, ça apporte quoi ?

Externaliser la gestion de son agenda offre de nombreux intérêts. Comme abordé précédemment, cela vous permet d’optimiser votre organisation et de gagner du temps. Et le temps, c’est de l’argent, surtout lorsque l’on est entrepreneur. Car prendre et planifier ses rendez-vous est une tâche chronophage qui implique des échanges et des démarches. En déléguant la gestion de votre agenda à un secrétariat externalisé, vous ne perdez plus de temps et surtout, vous en gagnez, heures précieuses que vous pouvez consacrer à des tâches plus importantes voire plus lucratives. De surcroît, vous avez l’assurance que tous vos appels téléphoniques et demandes de rendez-vous sont traités. C’est un excellent levier de satisfaction et de fidélisation client. Externaliser la gestion de son agenda, c’est bénéficier d’un soutien au quotidien pour être plus performant.

La gestion externalisée de l’agenda est également une solution plus souple et plus flexible que l’embauche en interne. Les services de télésecrétariat d’A3COM s’adaptent à vos jours et horaires de travail, opérationnels jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Et vous vous dédouanez des obligations légales et des contraintes de l’employeur. De surcroît, l’externalisation de la gestion d’agenda est une option très intéressante économiquement. Nos services de télésecrétariat s’adaptent à votre budget et nos tarifs s’entendent tout inclus, moyens matériels et humains compris. Externaliser la gestion de son agenda permet de travailler plus efficacement et plus sereinement pour un moindre investissement.

Gestion externalisée des agendas professionnels, par qui ?

Si vous optez pour la gestion externalisée de votre agenda, il est évident que vous devez confier cette mission à des professionnels compétents et qualifiés pour ça. Les opérateurs d’un service externe de prise de rendez-vous doivent être formés à la prise d’appels téléphoniques et de messages, à l’organisation et à la planification d’agenda, au transfert et à la collecte d’informations. Ils doivent être sensibilisés au respect des consignes transmises et des procédures établies. Nos télésecrétaires disposent d’un savoir-faire, d’un savoir-être et des aptitudes indispensables pour assurer un haut niveau de qualité dans la gestion externalisée de votre agenda.

Gérer les agendas professionnels et l’accueil téléphonique des entreprises, c’est un métier et c’est le nôtre depuis près de 40 ans. C’est aussi celui de la secrétaire indépendante, qui a toutefois ses limites en termes de disponibilité et de réactivité. Quant au centre d’appels, il est souvent basé à l’étranger et peut contribuer à déshumaniser la relation avec les appelants. A3COM se positionne comme le bon prestataire, le juste intermédiaire et un vrai partenaire : les moyens humains, techniques et matériels d’une société spécialisée + la fiabilité, l’efficacité et la proximité d’une PME française. Si vous souhaitez externaliser la gestion de votre agenda, faites confiance à A3COM. Vous ne le regretterez pas !

Externalisation de la gestion de votre agenda, comment ?

Sur le principe, la gestion d’agenda externalisée consiste à mettre en ligne l’agenda numérique de l’entrepreneur ou du salarié avec un accès sécurisé et partagé. Seules les personnes autorisées peuvent accéder à ces informations en temps réel et en toute confidentialité. Nos télésecrétaires assurent l’accueil téléphonique de vos correspondants, prennent, annulent ou déplacent vos rendez-vous, données saisies dans une application compatible PC, Mac, iOS, smartphone et tablette. Ils vous informent également des messages et des urgences. Pour assurer efficacement la gestion externalisée de votre agenda, A3COM fournit les différentes ressources nécessaires.

Nos services d’accueil téléphonique et de prise de rendez-vous incluent une ligne de transfert dédiée, une messagerie Outlook et une licence Microsoft Exchange. Ils peuvent être activés très rapidement, dans un délai de quelques heures. Une hotline est à votre disposition pour vous aider dans l’installation et le paramétrage des applications fournies. Nos techniciens vous conseillent et vous dépannent à distance. Sur simple demande, ils peuvent également étudier le développement de nouvelles fonctionnalités. Des options comme la confirmation et le rappel de rendez-vous par SMS vous sont proposées. Nous pouvons également procéder à la mise en ligne d’un site dédié à la prise de vos rendez-vous. Nos services vont bien au-delà de l’externalisation de la gestion de votre agenda. Nous vous accompagnons pour améliorer, faciliter et fluidifier votre organisation.