La permanence téléphonique des notaires et études notariales

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La permanence téléphonique d’un notaire libéral ou d’une étude notariale doit refléter le sérieux des missions de la profession. Car un notaire est un officier public investi de prérogatives par l’État en matière d’authentification. L’accueil téléphonique d’un office notarial se doit donc d’être irréprochable. Société française fondée en 1986, A3COM est spécialisée dans le traitement des appels téléphoniques entrants des professions libérales. Et depuis plus de 35 ans, nous fournissons aux entreprises le meilleur du télésecrétariat à des tarifs compétitifs, y compris des solutions sur mesure pour la permanence téléphonique des notaires ou cabinets de notaires.

Un service de permanence téléphonique performant pour des notaires exigeants

La permanence téléphonique est un pilier de l’organisation de l’activité notariale. Le notaire est un juriste de droit privé, un officier public et ministériel qui exerce dans un cadre libéral. Il est mandaté par l’autorité publique pour authentifier des actes juridiques civils, dits actes notariés, pour lesquels une forme officielle est exigée par la loi ou requise par les parties qui le sollicitent. Il prodigue des conseils juridiques et intervient dans différents domaines : droit des familles, droit immobilier, droit des sociétés, droit patrimonial, droit rural… Dans ce cadre, il est amené à recevoir de nombreuses sollicitations téléphoniques. Mais il est compliqué pour un notaire de répondre au téléphone lorsqu’il est plongé dans la rédaction d’un contrat de mariage ou d’une promesse de vente, en rendez-vous pour l’enregistrement d’un testament ou la signature d’un acte de donation. L’exercice du notariat exige le soutien d’une permanence téléphonique de qualité.

A3COM répond aux besoins des notaires et des offices notariaux avec un service de permanence téléphonique complet et performant qui peut être activé en quelques heures :

  •  Un accueil téléphonique : assuré par nos télésecrétaires, opérateurs téléphoniques compétents et,réactifs, formés aux particularités de votre activité notariale et à l’attitude à adopter vis-à-vis de vos
    différents correspondants. Ils assurent la hiérarchisation et le traitement de tous vos appels entrants dans le respect de vos consignes et de vos instructions.
  •  Une assistance technique : assurée par nos informaticiens et développeurs, disponibles pour vous aider dans l’installation et l’utilisation d’applications fournies et dédiées à la réception de vos messages et notifications. Vous recevez en temps réel les informations nécessaires pour donner une suite favorableaux appels téléphoniques  reçus, tout en vous consacrant sereinement à votre cœur de métier et à vos priorités de notaire.

Un accueil téléphonique sur mesure pour chaque notaire ou cabinet de notaires

En matière de permanence téléphonique, les notaires sont susceptibles d’avoir des attentes différentes et spécifiques en fonction de leur profil, de leur taille et de leur organisation. Un notaire peut exercer seul en qualité de titulaire d’un office notarial. Il peut aussi s’associer à d’autres notaires au sein d’une société civile professionnelle ou d’une société d’exercice libéral. A3COM propose des options modulables pour un service de permanence téléphonique sur mesure et parfaitement adapté aux besoins et au budget de chaque notaire ou office notarial : En matière de permanence  téléphonique, les notaires sont susceptibles d’avoir des attentes différentes et spécifiques en fonction de leur profil, de leur taille et de leur organisation. Un notaire peut exercer seul en qualité de titulaire d’un office notarial. Il peut aussi s’associer à d’autres notaires au sein d’une société civile professionnelle ou d’une société d’exercice libéral. A3COM propose des options modulables pour un service de permanence téléphonique sur mesure et parfaitement adapté aux besoins et au budget de chaque notaire ou office notarial :

  • Un accueil téléphonique personnalisé en fonction des besoins particuliers du ou des notaires du cabinet : ponctuellement ou régulièrement, queques jours ou quelques heures, en journée ou en soirée, la semaine ou le week-end, en cas de ligne déjà occupée ou de rendez-vous, pendant ou en dehors des horaires d’ouverture de l’étude notariale, pendant les vacances ou les jours fériés, en cas d’absence de la standardiste ou de débordement du standard, etc.
  • Une permanence téléphonique jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 heures : pour les notaires et clercs de notaires qui ont besoin d’être joignables sur une large plage horaire, voire sans interruption en cas d’urgence sur un dossier en cours.
  • Un traitement des appels téléphoniques en français et en anglais : pour les notaires et les études notariales en relation avec des correspondants étrangers.
    D’autres options sont disponibles pour améliorer la qualité de l’accueil téléphonique de votre office notarial :serveur vocal interactif ; boite  vocale, répondeur et prédécroché personnalisés…

Un secrétariat téléphonique et un assistanat externalisé pour les notaires

C’est bien plus qu’un service de permanence téléphonique qu’A3COM fournit aux notaires et clercs de notaire : c’est un véritable assistanat externalisé, un soutien au quotidien ou une aide ponctuelle selon le besoin. Sur simple demande, nos télésecrétaires rappellent vos correspondants dans les meilleurs délais pour leur transmettre les messages souhaités ou les réponses attendues. Dans le cadre du traitement de vos appels téléphoniques entrants, nous pouvons assurer la gestion de vos rendez-vous, données sécurisées et partagéesvia des outils collaboratifs et un agenda  synchronisé. Pour un notaire, déléguer sa permanence téléphonique à A3COM, c’est un choix gagnant à tous les niveaux :

  • Un gain de qualité : l’accueil téléphonique de votre étude notariale est confié à nos opérateurs téléphoniques, professionnels expérimentés et formés pour véhiculer la meilleure image de  votre structure.
  • Un gain de temps : nos télésecrétaires traitent efficacement vos appels téléphoniques, régulent les urgences et filtrent les sollicitations parasites. Vous gagnez du temps et n’en perdez plus.
  • Un gain d’argent : nous proposons aux notaires des solutions de permanence téléphonique plus économiques que l’embauche en interne, option qui implique de nombreuses dépenses et contraintes.
  • Un gain de souplesse : nos services sont flexibles et modulables, c’est-à-dire qu’ils s’adaptent aux besoins de votre office notarial et aux exigences de votre activité de notaire.
  • Un gain de tranquillité : vous avez la garantie qu’une permanence téléphonique est opérationnelle et assurée pour votre étude notariale aux jours, horaires et conditions définis contractuellement.
  Demandez vite votre devis personnalisé. C’est gratuit et sans engagement !