RGPD - Protection des données Personnelles (Service de Télésecrétariat)

Introduction

A3COM est un acteur incontournable du télésecrétariat en France depuis plus de 30 ans et a toujours œuvré pour la construction d’une relation de confiance avec l’ensemble de ses clients. Les données collectées et utilisées par nos secrétaires lors de la gestion de vos appels ne sont jamais employées à d’autres fins que le traitement de ces mêmes appels ou l’exécution des consignes de nos clients.

La loi européenne n° 2016/676 aussi appelée Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD encadre désormais les entreprises collectant des données personnelles et protège leur ayant droit.

Objet de la politique de protection des données

1.1- Les parties concernées

La politique de protection des donnée d’A3COM est applicable entre la société A3COM (41 rue de la Prairie, 94120 Fontenay sous-Bois) et toute personne ou entité ayant souscrit à nos services de télésecrétariat.

1.2- Application de la politique de protection des données personnelles

La présente politique de protection des données personnelle est applicable dès la signature du contrat entre A3COM et son client et vaut acceptation pour l’ensemble de la présente politique de protection des données personnelles. L’acceptation de la présente politique de protection des données personnelle engage toute personne physique ou morale âgée de 16 ou plus ou disposant de l’autorisation de son tuteur légal.

Informations relatives à l’application de du règlement général sur la protection des données (RGPD)

2.1- Responsable du traitement des données

Le responsable de la collecte des données sur les sites a3com.fr, a3com.com et a3com.eu est A3COM, 41 rue de la prairie 94120 Fontenay sous-Bois, SIRET : 339 720 237 00041, TVA Intracommunautaire : FR56339720237 représentée par Mr Bruno BARON.

2.2- Délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données A3COM est Mr Bruno BARON, A3COM, 41 rue de la prairie 94120 Fontenay sous-Bois, SIRET : 339 720 237 00041, TVA Intracommunautaire : FR56339720237.

Données collectées

2.3- Catégories de données collectés

A3COM collecte à la demande de ses clients les données d’identité des personnes appelant la plateforme de télésecrétatiat dans l’objectif de pouvoir traiter les appels. Cela peut comprendre de manière non exhaustive : Nom, Prénom, Téléphone, Adresse postale, adresse eMail, date de naissance. Selon l’activité du client dont les appels sont pris en charge par A3COM, d’autres informations concernant le service fournit par notre client pourront être collectées. Cela peut comprendre de manière non exhaustive : Numéro de série, identifiant de contrat, nom d’entreprise, situation géographique, situation familiale. De par le fait que nous offrons un service de télésecrétariat, nos secrétaires sont amenés à prendre note de toute information jugée utile à la fois par le client d’A3COM et par l’appelant (client de notre client).

RGPD - Protection des données personnelles (Sites Web A3COM)

Introduction

La volonté d’A3COM depuis plus de 30 ans a toujours été d’apporter des services de qualité et de s’inscrire dans une politique de transparence.

Désormais cette transparence est encadrée par la loi européenne n° 2016/676 aussi appelée Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD. Ce texte se concentre sur 2 points essentiels, la protection de vos données personnelles et leur sécurisation ainsi que la transparence sur l’usage qui en est fait.

Objet de la politique de protection des données

1.1- Les parties concernées

La politique de protection des donnée d’A3COM est applicable entre l’éditeur des sites a3com.fr, a3com.com et a3com.eu (A3COM) et toute personne accédant au site (internaute).

1.2- Application de la politique de protection des données personnelles

La présente politique de protection des données personnelles est applicable dès l’accès à notre site. De plus, cliquer « J’accepte » sur la bannière vous informant de l’utilisation des cookies sur notre site vaut acceptation pour l’ensemble de la présente politique de protection des données personnelles. De ce fait, vous reconnaissez également avoir pleinement connaissance des cookies utilisés par A3COM ainsi que de leur usage et les acceptez sans restriction. L’acceptation de la présente politique de protection des données personnelles engage toute personne physique ou morale âgée de 16 ou plus ou disposant de l’autorisation de son tuteur légal.

Informations relatives à l’application de du règlement général sur la protection des données (RGPD)

2.1- Responsable du traitement des données

Le responsable de la collecte des données sur les site a3com.fr, a3com.com et a3com.eu est A3COM, 41 rue de la prairie 94120 Fontenay sous-Bois, SIRET : 339 720 237 00041, TVA Intracommunautaire : FR56339720237 représentée par Mr Bruno BARON.

2.2- Délégué à la protection des donnée

Le délégué à la protection des données A3COM est Mr Bruno BARON, A3COM, 41 rue de la prairie 94120 Fontenay sous- Bois, SIRET : 339 720 237 00041, TVA Intracommunautaire : FR56339720237.

2.3- Données collectées par A3COM.

2.3.1- Données collectées dans des formulaires.

Les différents formulaires disponibles sur le site A3COM sont mis à la disposition des internautes pour faciliter la prise de contact avec les différents services d’A3COM. Les données fournies par l’internaute via ces formulaires de contact ne sont utilisées qu’à des fins de communications en rapport avec la demande initiale de l’internaute.

2.3.1.1- Formulaire de demande de devis

Les internautes peuvent faire une demande de devis via le formulaire disponible, soit en appuyant sur le bouton « Contact » en page d’accueil du site www.a3com.fr (ou a3com.com ou a3com.eu) soit en appuyant sur le bouton « Demandez votre devis » au bas de la page « Tarifs » (www.a3com.fr/tarifs-telesecretariat-permanence-telephonique-2/) ou alors à partir de la page « Fonctionnement » (www.a3com.fr/comment-ca-marche/). Par l’utilisation du formulaire de devis, l’internaute consent à la collecte des données suivantes : Nom, Email, Téléphone, Volume d’appels, Message. Si l’internaute ne souhaite pas fournir les informations requises pour le formulaire de Devis, il ne pourra pas soumettre de demande de devis en ligne.

2.3.1.2- Formulaire de contact

Les internautes peuvent utiliser le formulaire de « demande de contact » disponible sur la page « Contact » de notre site web (www.a3com.fr/contact/) Par l’utilisation du formulaire de devis, l’internaute consent à la collecte des données suivantes : Nom, Email, Téléphone, Message. Si l’internaute ne souhaite pas fournir les informations requises pour le formulaire de Contact, il ne pourra pas soumettre de demande de contact en ligne.

2.3.1.3- Formulaire de demande d’assistance technique

Les internautes peuvent contacter le service technique d’A3COM en utilisant le formulaire disponible depuis l’espace client (www.a3com.fr/service-technique/). Par l’utilisation du formulaire de devis, l’internaute consent à la collecte des données suivantes : Nom, Email, Ligne de transfert, Joignable (Portable, Au cabinet, Au domicile), environnement concerné, Message. A la différence des formulaires de demande de devis ou de contact précédemment détaillés, le formulaire de contact du service Technique A3COM est destiné aux internautes déjà client A3COM. Si l’internaute ne souhaite pas fournir les informations requises pour le formulaire de contact du service technique, il ne pourra pas soumettre de demande en ligne.

2.3.1.4- Formulaire de demande au service logistique

Comme pour le formulaire de demande d’assistance technique, le formulaire de demande au service logistique s’adresse aux internautes déjà client A3COM. Le formulaire de demande au service logistique est disponible sur la page Espace client de notre site (www.a3com.fr/vos-consignes/). Par l’utilisation du formulaire de devis, l’internaute consent à la collecte des données suivantes : Nom, Email, Ligne de transfert, Sujet, Message. Si l’internaute ne souhaite pas fournir les informations requises pour le formulaire de demande au service Logistique, il ne pourra pas soumettre de demande en ligne.

2.3.2- Finalité de la collecte de données par les formulaires

Les données renseignées par les Internautes sur les différents formulaires de contacts sont stockées et mises à disposition de nos différents services de manière sécurisée. Ces données sont ensuite utilisées pour apporter une réponse claire et en lien avec la demande initiale de l’internaute. Aucun autre usage n’est fait des données renseignées par l’internaute sur les formulaires du site a3com.fr que ce soit par la société A3COM elle-même ou par un quelconque sous-traitant.

2.3.3 – Données de navigation et cookies

Lorsqu’un internaute navigue sur un site, le site en question collecte différentes informations sur la navigation et les pratiques de cet internaute. L’outil le plus couramment utilisé est le « cookie », un petit fichier texte stocké sur votre appareil.

2.3.3.1 – Encadrement des cookies et de leurs usages De la même manière qu’elle encadre la collecte et l’usage des données personnelles des internautes, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre l’usage des cookies.

RGPD - Enregistrements Téléphoniques

Afin d’assurer la formation et le suivi qualité des secrétaires d’A3COM, il est nécessaire d’avoir recours à l’enregistrement des appels gérés par A3COM. L’enregistrement d’appels téléphoniques est soumis à différentes réglementations sur la protection de la vie privée et des données personnelles. Le client A3COM en ayant exprimé la demande pourra écouter l’enregistrement des appels de ses clients à partir d’un lien et connexion sécurisés.

1- Obligation d’information de l’interlocuteur (Appelant)

Un message informe l’appelant de la possibilité d’enregistrement de la conversation ainsi que de la finalité poursuivie, l’appelant peut alors refuser l’enregistrement en appuyant sur une touche de son téléphone. L’appelant peut également en faire la demande à la personne qu’il a ensuite en ligne ou alors formuler sa demande par eMail.

2- Conservation et protection

Les appels enregistrés sont conservés pour une durée maximale de 6 mois, ils sont stockés sur un serveur protégé. Seuls les destinataires des appels(clients A3COM), nos opérateurs et nos responsables suivi et formation ont accès aux enregistrement via un compte avec mot de passe personnel et une liaison cryptée.

3- Droit de regard et demande de suppression

Toute personne prenant part à une conversation téléphonique ayant fait l’objet d’un enregistrement est en droit de demander la suppression de celui-ci pour motif légitime. La demande peut être faite par mail à l’adresse suivante : rgpd@a3com.fr ou par téléphone au 0145147507. Dans les 2 cas, une preuve de l’identité de la personne demandant la suppression ou consultation de l’enregistrement sera exigée.

4- Recours possibles

En cas de non-respect des points précédents, il est possible pour les personnes concernées par l’enregistrement des appels téléphoniques de formuler une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Page de référence (CNIL) en lien avec les droits et obligations pour le respect de la vie privée et la protection des données personnelles. www.cnil.fr/fr/lecoute-et-lenregistrement-des-appels-sur-le-lieu-de-travail

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