Qu’est-ce que le secrétariat médical ?

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Le secrétariat médical joue un rôle central au sein d’un cabinet médical, d’un hôpital ou de toute autre unité de santé. L’accueil des patients et la coordination sont au cœur de la fonction. Quelles sont exactement les
missions d’un secrétariat médical ? Où exercent les secrétaires médicales ? Quelles sont les qualités exigées dans ce métier ? Le secrétariat médical en 10 questions…

1 – Quelle est la définition d’un secrétariat médical ?

Le site linternaute.fr définit le terme de « secrétaire » comme la « personne qui en assiste une autre et est chargée des tâches administratives », définition succincte, mais qui pose les bases. Le secrétariat médical, c’est la fonction de secrétaire appliquée aux univers professionnels du médical, du paramédical et du médicosocial.
Synthétiquement, le rôle d’un secrétariat médical est d’épauler un ou plusieurs praticiens dans leur activité quotidienne, ce qui concerne différents aspects et implique une certaine polyvalence des tâches.

2 – Quelles sont les entreprises qui font appel à un secrétariat médical ?

Différents types d’établissements et structures sanitaires publics ou privés font appel à un secrétariat médical : les cabinets de médecins généralistes ou spécialisés, les cabinets infirmiers, les établissements de soins de courte ou longue durée, de soins de suite et de réadaptation, les centres de santé, les hôpitaux publics ou privés, les cliniques, les laboratoires d’analyse, les centres d’imagerie médicale, les centres de médecine du travail, etc. Au même titre que des praticiens de la médecine conventionnelle, des thérapeutes holistiques se reposent sur un secrétariat médical pour les aider à coordonner leur activité de soin.

Les secrétaires médicaux exercent également dans des structures sociales et médicosociales : EHPAD (établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes), PMI (protection maternelle et infantile), CCAS (centre communal d’action sociale), service social de protection de l’enfance, CAF (caisse d’allocations familiales), CPAM (caisse primaire d’assurance maladie), directions régionales des affaires sanitaires et sociales, associations spécialisées, tribunaux pour enfants, etc. En synthèse, une grande variété de structures publiques ou privées, libérales, collectives ou associatives participant au système de santé et de protection sociale ont recours à un secrétariat médical.

3 – Quelles sont les missions d’un secrétariat médical ?

Les missions principales d’un secrétariat médical consistent à soutenir les équipes médicales et à prendre en charge les patients (ou les usagers). Toutefois, le contenu du poste varie d’une structure à une autre, en fonction des besoins et des particularités de l’activité. On peut toutefois identifier des missions de base et communes à la plupart des secrétariats médicaux : assurer l’accueil téléphonique ; accueillir et renseigner les patients ; gérer l’agenda des consultations ou des examens ; mettre à jour et archiver les dossiers médicaux ; encaisser les actes médicaux et en effectuer la déclaration auprès de certains organismes. Un secrétariat médical prend en charge différents travaux administratifs et joue un rôle d’intermédiaire important entre le praticien et son patient

D’une manière générale, le secrétariat médical a pour légitimité de faciliter l’activité du cabinet médical ou de la structure de santé. Dans cet objectif, des tâches secondaires peuvent être confiées à un secrétariat médical, variables en fonction des besoins. Dans un hôpital, la secrétaire médicale se charge de programmer les hospitalisations et de prévoir des solutions de transport avec les ambulanciers. Dans un cabinet libéral, elle peut s’occuper de la gestion de travaux comptables ou budgétaires, d’approvisionnements ou de stocks. Et dans certaines organisations, son travail peut inclure l’organisation ponctuelle de colloques ou de séminaires. Les missions d’un secrétariat médical sont variées, ce qui contribue à l’intérêt du métier.

4 – Quelle différence entre secrétariat médical et secrétariat médicosocial ?

Une secrétaire médicale et une secrétaire médicosociale ont toutes deux un rôle d’accueil, d’information et d’assistanat administratif. Sur le principe, c’est le même type de poste. Dans les faits, c’est le lieu d’exercice qui distingue les deux métiers. Une secrétaire médicosociale exerce dans une structure à dimension sociale, quand le terme de secrétariat médical est utilisé dans les établissements à vocation essentiellement sanitaire.

5- Quelle différence entre secrétaire médicale et assistante médicale ?

Bien que les deux fonctions comportent des missions communes, dont l’accueil des patients et la gestion des rendez-vous médicaux, il convient également de distinguer le secrétariat médical de l’assistanat médical. En effet, l’assistant médical possède une connaissance plus approfondie de l’aide aux soins que le secrétaire médical. Il possède des compétences qui l’autorisent à manipuler certains produits en vue d’une intervention ou des prélèvements pour des analyses. Il est habilité à procéder à un examen du patient avec la prise des constantes (température, tension). Un assistant médical pratique des actes plus techniques qu’un secrétariat médical, ce qui implique une formation spécifique.

6 – Quelles qualités pour assurer un secrétariat médical ?

Assurer le secrétariat médical d’un cabinet, d’une clinique ou d’un hôpital exige des qualités en plus de compétences, un savoir-faire doublé d’un savoir-être. Une secrétaire médicale est organisée et rigoureuse. Elle a le sens du service, des responsabilités et des priorités. La dimension relationnelle du métier implique de la psychologie et de la diplomatie, surtout dans un univers aussi sensible que celui de la santé. Une aisance à l’oral comme à l’écrit est nécessaire, notamment au niveau des terminologies médicales. Une secrétaire médicale fait preuve de discrétion puisqu’elle est tenue au respect du secret médical. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable. Une secrétaire médicale sait travailler en toute autonomie, tout en étant capable de s’intégrer au sein d’une équipe pluridisciplinaire. Elle sait s’adapter et se montrer réactive. Un secrétariat médical doit être en mesure de faire face à des situations délicates.

7 – Quels sont les outils de travail du secrétariat médical ?

Une secrétaire médicale doit être à l’aise avec l’informatique. En effet, elle évolue dans un univers où le numérique rend de plus en plus de services et prend donc de plus en plus de place. Ses outils de travail essentiels sont l’ordinateur et les accessoires satellites : souris, clavier, imprimante, scanner, etc. Elle utilise différents logiciels standards ou spécialisés : un traitement de textes de type Word pour la frappe de divers documents ; un tableur de type Excel pour éditer des tableaux, des plannings ou des statistiques ; parfois PowerPoint pour des diaporamas et des présentations ; un outil de messagerie et d’organisation de type Outlook ; et souvent un logiciel de secrétariat médical dédié à la profession. Elle peut être amenée à utiliser des outils d’échanges de données cryptées pour garantir la confidentialité des dossiers médicaux. Elle manipule les lecteurs de carte vitale, de carte professionnelle de santé et de carte bancaire. Et, bien sûr, un secrétariat téléphonique ne peut fonctionner sans le téléphone, ligne simple ou standard téléphonique plus complexe.

8 – Quels sont les interlocuteurs d’un secrétariat médical ?

Un secrétariat médical assurant l’accueil téléphonique et physique des patients, c’est un précieux relais entre le soigné et le soignant. En plus des patients et des médecins, une secrétaire médicale est en relation avec différents interlocuteurs, dont les profils varient en fonction de l’activité de la structure où elle exerce. Dans un hôpital, par exemple, le secrétariat médical travaille avec les autres services de l’établissement, les personnes en charge de l’accueil et des admissions, des assistantes sociales, des sociétés d’ambulance, des entreprises d’archivage, des maisons de retraite, des établissements de soins de suite, des laboratoires d’analyses médicales, etc. Cette variété de contacts et cette ouverture vers l’extérieur ajoutent de l’intérêt aux métiers du secrétariat médical.

9 – Quelle formation pour devenir secrétaire médicale ?

Il n’existe pas de diplôme d’État spécifique au secrétariat médical. Même si certains employeurs privilégient les qualités humaines et le potentiel aux diplômes, il est toutefois préférable de suivre une formation si l’on veut réussir à décrocher un poste de secrétaire médicale. Pour ce, différents établissements publics ou privés proposent des formations et des titres certifiés accessibles après le baccalauréat ou plusieurs années d’expérience. Pour devenir secrétaire médicale dans la fonction publique hospitalière ou territoriale, le baccalauréat ou un diplôme équivalent est obligatoire pour passer des concours.

10 – À qui confier son secrétariat médical ?

Secrétariat médical intégré ou externalisé ? C’est la question qui se pose, sachant que la réponse dépend des besoins et des moyens de l’entreprise ou de l’établissement. Dans un hôpital, il parait difficile de faire appel à des secrétaires médicales indépendantes qui exercent à distance, solution peu appropriée aux obligations de la fonction et aux particularités de l’organisation. Mais, entre masse salariale, obligations patronales et investissements matériels, cette solution du secrétariat médical intégré et salarié a un coût et des contraintes

De nombreux cabinets, praticiens et thérapeutes libéraux font le choix de déléguer leur secrétariat médical à des sociétés extérieures et spécialisées comme A3COM. La formule du télésecrétariat médical séduit par sa souplesse et ses tarifs. Société française fondée en 1986, A3COM fournit aux professionnels de la santé un service de permanence téléphonique médicale et paramédicale sur mesure. Nos télésecrétaires médicales assurent l’accueil téléphonique des patients, la gestion des rendez-vous médicaux, ainsi que le contact humain essentiel dans la relation de soin.

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