Les 7 qualités indispensables pour être télésecrétaire médicale
Être télésecrétaire médicale, c’est occuper un poste à responsabilité au sein d’une équipe médicale ou paramédicale. C’est seconder des médecins généralistes et des docteurs spécialisés, des thérapeutes et des soignants. C’est prendre en charge des missions essentielles au bon fonctionnement d’un cabinet médical, d’un centre de soins ou d’une unité de santé. C’est un métier qui exige un savoir-faire et un savoir-être, qui implique des qualités humaines et des capacités professionnelles. Quelles sont les qualités pour devenir; télésecrétaire médicale ? Quelles compétences pour être une bonne secrétaire médicale à distance ?
Qualité N°1 d’une télésecrétaire médicale : une bonne expression orale
Une bonne expression orale est la première qualité exigée pour devenir une bonne télésecrétaire médicale. C’est fondamental ! À défaut, comment prétendre pouvoir assurer l’accueil téléphonique d’une unité de soins ou de santé si l’on ne sait pas parler correctement et s’exprimer oralement ? La télésecrétaire médicale est en relation quotidienne avec des patients, des aidants, des praticiens, des soignants et d’autres publics dont elle doit se faire bien comprendre. Cela passe par la maitrise de la langue, par l’utilisation du vocabulaire, des formulations et des expressions, adaptés. Pour ce, elle connait les termes techniques et spécifiques de l’univers médical ou paramédical dans, lequel elle évolue. Ses mots sont fluides, bien choisis et parfaitement compréhensibles. La télésecrétaire
médicale a une élocution correcte, une prononciation irréprochable et se distingue par la qualité de son oralité.
Qualité N°2 d’une télésecrétaire médicale : une bonne expression écrite
En plus de savoir parler correctement, la télésecrétaire médicale doit savoir écrire convenablement, autre qualité exigée pour être une assistante compétente. En effet, l’écriture fait partie de son quotidien professionnel. Elle est amenée à rédiger régulièrement différents types d’écrits, du simple message à transmettre au praticien au document complexe destiné à un organisme médico-social. Pour ce, la télésecrétaire médicale maitrise l’orthographe, la grammaire et la syntaxe. Même si la langue française est compliquée, la télésecrétaire médicale se doit de faire un minimum de faute dans ses écrits, car ils engagent l’image du cabinet médical ou de l’unité de santé qui fait appel à ses services. La bonne secrétaire médicale à distance sait écrire, mais aussi lire et se relire afin d’éviter toute erreur d’information ou d’interprétation susceptible de nuire au traitement des dossiers des patients.
Qualité N°3 d’une télésecrétaire médicale : de grandes capacités d’écoute
Pour devenir télésecrétaire médicale, il faut savoir écouter, qualité indispensable à l’exercice de ce métier. Car pour recevoir et assimiler des informations, pour comprendre et traiter des demandes, pour identifier et hiérarchiser des priorités, il faut tendre l’oreille et faire preuve d’un grand sens de l’écoute. Cette qualité est d’autant plus importante dans le cas d’un secrétariat médical exercé à distance, organisation qui repose essentiellement sur des échanges téléphoniques et une communication verbale. Dans le cadre de la gestion de l’accueil téléphonique du praticien et de l’agenda des consultations, la télésecrétaire médicale est en relation avec un grand nombre d’appelants et de patients. Elle évolue dans un univers relativement anxiogène, celui de la santé. Elle doit savoir s’adapter à ses interlocuteurs, malades, proches ou aidants qui ont tout particulièrement besoin de se sentir écoutés et rassurés. Cette qualité d’écoute de la télésecrétaire médicale passe par de l’empathie.
Qualité N°4 d’une télésecrétaire médicale : un sens développé du service
La télésecrétaire médicale a le sens du service, autre qualité obligée dans ce métier. Car il s’agit de se mettre au service de l’autre, de satisfaire ses volontés, de répondre à ses exigences, voire d’anticiper ses besoins. C’est tout un art que de savoir s’oublier au profit d’autrui, sans s’effacer pour autant. C’est un véritable état d’esprit dans la relation d’aide et de soin. Cela implique de l’altruisme, de la bienveillance et une forme d’abnégation. Cette qualité de la télésecrétaire médicale, même si elle peut être développée par l’expérience et des formations, demande certaines prédispositions.
La télésecrétaire médicale doit répondre à différentes demandes et faire face à des inquiétudes, tout en restant positive et en maintenant une distance émotionnelle. C’est d’autant plus compliqué qu’elle est au service de deux types de profils particulièrement exigeants : ses clients, professionnels du médical et du paramédical qui ont la responsabilité de vies humaines ; et les patients de ses clients, malades atteints de pathologies plus ou moins graves. Parce qu’elle peut être confrontée à des cas difficiles, elle doit être équilibrée émotionnellement et forte psychologiquement, autre qualité d’une bonne télésecrétaire médicale.
Qualité N°5 de la télésecrétaire médicale : le respect du praticien et des patients
La télésecrétaire médicale fait preuve de respect, qualité qui inclut différents aspects. Elle est respectueuse de son client, médecin généraliste, docteur spécialisé, thérapeute ou représentant d’une unité de soins. Le respect appelle le respect et favorise la confiance. La télésecrétaire médicale respecte l’organisation, les attentes et les instructions du praticien. Elle s’applique à suivre ses consignes relatives à la gestion de ses appels téléphoniques, de ses consultations, de ses messages, de ses dossiers, des urgences… Ce, tout en sachant faire preuve d’autonomie et d’initiative face aux imprévus. La télésecrétaire médicale respecte également les patients, ainsi que tous les correspondants avec lesquels elle est en contact. Elle se doit de véhiculer une bonne image du centre médical ou paramédical qu’elle représente et qui fait appel à ses services. Elle fait preuve de considération et se comporte en conséquence : limiter l’attente téléphonique, faire patienter en musique, ne pas couper la parole, utiliser des formules de politesse, être aimable, faire preuve de courtoisie et de diplomatie… Elle respecte également le secret médical. La correction et la discrétion sont deux qualités attendues chez une télésecrétaire médicale.
Qualité N°6 de la télésecrétaire médicale : l’aisance informatique et bureautique
La télésecrétaire médicale a des compétences informatiques. Sans être une geek, elle est à l’aise avec un ordinateur, une tablette, un mobile, le Web et les nouvelles technologies. Elle sait manipuler les outils de messagerie qui lui permettent de dialoguer à distance avec les équipes médicales et paramédicales. Elle sait utiliser les logiciels et les applications grâce auxquels elle peut partager des documents et échanger des informations en temps réel. Une bonne télésecrétaire médicale est logique, qualité qui lui permet de se familiariser rapidement avec différents environnements techniques et des logiciels médicaux spécifiques.
La télésecrétaire médicale maitrise également les outils bureautiques indispensables à l’exercice d’un secrétariat médical à distance : traitement de textes, présentation de documents, tableur, impression, numérisation, mémorisation, archivage, conversion ou transfert de fichiers, etc. En effet, selon les besoins du médecin ou du centre de soins, elle peut avoir à prendre en charge différents travaux administratifs, tâches qui impliquent des qualités complémentaires et compétences particulières pour la télésecrétaire médicale.
Qualité N°7 de la télésecrétaire médicale : de la réactivité et de la proactivité
Pour être une bonne assistante, la télésecrétaire médicale doit se montrer réactive, qualité qui se développe au fur et à mesure de l’expérience. La réactivité, c’est la capacité à s’adapter à une situation et à apporter une solution rapide à une problématique. Plus le poste est maitrisé, plus la télésecrétaire médicale sait comment agir et réagir en fonction du cas de figure, face à des cas pathologiques plus ou moins graves, à des patients plus ou moins angoissés, à des urgences médicales plus ou moins stressantes. Cette réactivité doit être couplée avec de la proactivité, néologisme et posture qui consiste à savoir anticiper les actions à mettre en œuvre en fonction d’un problème donné. Car en matière de santé, le manque de réactivité peut être préjudiciable et l’anticipation est un atout. Pour ce, il faut savoir faire preuve de pertinence dans ses analyses et ses décisions, qualité de la télésecrétaire médicale qui contribue largement à ses performances
À cette liste des 7 principales qualités d’une télésecrétaire médicale, on peut ajouter la rigueur, la constance, la patience, le sang-froid…
Parce que la secrétaire médicale occupe un poste clé au sein d’une unité de santé, il est important de bien choisir son télésecrétariat médical.
Depuis 1986, la société française A3COM met à la disposition des professions médicales et paramédicales toute une équipe de téléopérateurs et un ensemble de moyens techniques pour assurer un service de télésecrétariat médical et une permanence téléphonique jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
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